E-Rechnung Pflicht 2027:
wer ab wann ausstellen muss, wer nur empfangen muss .

Das Bundesfinanzministerium schreibt in seinen FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026) wörtlich: „Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen […] die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.“ Und weiter: „Es sind keine Ausnahmen vorgesehen.“ Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung befreit, „müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen“. Technisch ist die Hürde niedrig: „Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.“

Bis Ende 2024 galt jede elektronisch ausgestellte und empfangene Rechnung als elektronisch, das PDF eingeschlossen. Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung laut denselben FAQ nur noch vor, „wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Ausdrücklich heißt es dort: „Beispielsweise ein einfaches PDF-Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.“ Aus dem PDF wird eine sonstige Rechnung, und deren Versand in einem elektronischen Format braucht die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Absatz 1 UStG).

Im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 steht zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass: „Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung empfangen zu können, bzw. verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller.“ Die Pflichten des Ausstellers gelten als erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa mit einem Sendeprotokoll. Der Beleg ist dann unterwegs, und bei Ihnen liegt er nicht im System.

Maßgeblich ist die europäische Normenreihe EN 16931. Nach den BMF-FAQ erfüllen „insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“ die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen. Bei hybriden Dateien gilt seit Einführung der Pflicht eine Regel, die viele noch andersherum kennen: Weicht der Bildteil von den strukturierten Daten ab, sind „die Daten des strukturierten Teils maßgebend“.

Nummer 1 erlaubt es, eine Rechnung „bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format“ zu übermitteln, das der Norm nicht entspricht. Im Alltag heißt das: Papier geht immer, das PDF per Mail nur, wenn der Empfänger dem Format zustimmt.

Nummer 2 verlängert die Schonfrist um ein Jahr, aber nur für einen Teil der Betriebe: für Umsätze aus dem Jahr 2027 darf weiter auf Papier oder mit Zustimmung elektronisch abgerechnet werden, „wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“. Die Grenze gilt für den Aussteller, nicht für den Empfänger, und sie misst den Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG, nicht den Gewinn.

Nummer 3 hält bestehende EDI-Verfahren am Leben, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllen: bis zum 31. Dezember 2027, für Umsätze aus 2027, und ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers. Wer heute über EDI abrechnet, hat also dieselbe Endfrist wie der kleine Betrieb, und nicht länger.

Weil die Norm auf das vorangegangene Kalenderjahr abstellt, entscheidet über Ihre Pflicht ab Januar 2027 der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Wer 2026 über 800.000 Euro liegt, stellt ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus, wer darunter bleibt, hat bis Silvester 2027 Zeit. Und solange eine sonstige Rechnung ausgestellt werden darf, gilt sie nach den BMF-FAQ „für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung“.

§ 34a UStDV sagt es ohne Frist: „Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden.“ Kleinunternehmer ist nach § 19 Absatz 1 UStG, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Zwei Einschränkungen: Empfangen müssen auch sie, und wer zur Regelbesteuerung wechselt, ist nach den BMF-FAQ „ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet“.

Die Grenze steht im ersten Satz der Norm: „Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt“. Satz 4 stellt solche Belege dauerhaft frei. Zwei Fallen: Es sind 250 Euro brutto, und die Erleichterung gilt nach § 33 Satz 3 UStDV nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG, also nicht bei Fernverkäufen, innergemeinschaftlichen Lieferungen und Umsätzen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Fahrausweise für die Beförderung von Personen gelten als Rechnung, und § 34 Absatz 1 Satz 2 UStDV stellt sie mit demselben Wortlaut frei wie die Kleinbeträge. Für Betriebe mit vielen Dienstreisen heißt das: Der Bahn- oder Busbeleg wird nicht zur E-Rechnung.

Die BMF-FAQ zählen auf, wofür die Pflicht gar nicht erst greift: Rechnungen an Endverbraucher, viele nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (dort ausdrücklich „z. B. viele Vereine […] oder staatliche Einrichtungen“), und bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück. Wer überwiegend für Privatkunden arbeitet, hat ab 2028 also eine kleinere Pflicht als sein Umsatz vermuten lässt, aber keine Null.

Schicken Sie sich selbst eine XRechnung und eine ZUGFeRD-Datei an die Adresse, die auf Ihren Bestellungen steht, und sehen Sie nach, wo sie landet und wer sie öffnet. Eine XRechnung enthält anders als ZUGFeRD keine PDF-Ansicht; das BMF verweist dafür auf Viewer und auf den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de. Wenn niemand im Haus die Datei lesbar machen kann, ist der Empfang technisch erfüllt und praktisch nicht.

Das ist die Prüfung, an der die meisten Konverter scheitern. Die BMF-FAQ sind eindeutig: Für eine ordnungsmäßige Rechnung müssen „alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein“, und „ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine (z. B. leistungsbeschreibende) Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht“. Ergänzende Angaben dürfen als Anhang mitreisen, die Pflichtangaben nicht.

§ 14b Absatz 1 UStG verlangt, ein Doppel jeder ausgestellten und jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Für die E-Rechnung ergänzen die BMF-FAQ, dass „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren“ ist, „dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“. Eine Entwarnung steht dort auch: Allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems liegt umsatzsteuerlich „regelmäßig kein Verstoß“ vor. Das entlastet das Archivprodukt, nicht die Aufbewahrung.

Das BMF nennt die Validierung „sinnvoll“ und empfiehlt sie „bereits bei Erstellung und Versand einer E-Rechnung“. Das Schreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt: „Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.“ Dasselbe Schreiben entwarnt bei einem Klassiker: Fehlt in einer XRechnung das Feld „BT-10 Buyer reference“, ist dieser Geschäftsregelfehler umsatzsteuerlich unbeachtlich.

Nicht für die Frist, die steht im Gesetz, sondern für die Anschlussfrage: Welche Buchungslogik, welche Konten und welche Belegkreise hängen an den neuen Datensätzen? Wir bauen und betreiben die Strecke, das Programm schlägt Zuordnung und Konto vor, bestätigt wird in der Buchhaltung oder von Ihrem Steuerberater. Das erspart die Doppelarbeit, die entsteht, wenn der Steuerberater am Jahresende eine Systematik vorfindet, die er nicht kennt.

Ein Werkzeug erzeugt aus Ihrer bisherigen Rechnung eine XML-Datei, fertig. Die ehrliche Grenze: Er löst das Format, nicht die Datenherkunft. Liest er aus einem PDF, rät er, und zwar an genau den Stellen, die nach den BMF-FAQ im strukturierten Teil belastbar stehen müssen. Richtig ist dieser Weg bei kleiner Menge, einem Vorsystem und gleich gebauten Rechnungen.

Ihr vorhandenes Rechnungs- oder Warenwirtschaftssystem kann es künftig selbst. Die ehrliche Grenze: Der Termin gehört dem Hersteller, und die Frage ist nicht ob, sondern welche Formate ab welcher Version wirklich erzeugt werden und ob Versand, Statusrückmeldung und Aufbewahrung mitkommen. Lassen Sie sich das schriftlich bestätigen, bevor Sie planen.

Aus Auftrag oder Leistungserfassung entsteht die Rechnung im richtigen Format je Empfänger, wird validiert, versendet, im Status verfolgt, mit der Zahlung abgeglichen und aufbewahrt. Die ehrliche Grenze: Das lohnt erst ab einer gewissen Menge oder wenn mehrere Vorsysteme zusammenlaufen. Dafür löst es als einziger der drei Wege auch das, was nach dem Versand passiert, und genau dieser Teil frisst später Arbeit.