Das Format ist Massenware. Die letzte Meile nicht.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen strukturiert ausstellen, ab 2028 alle. Das Format selbst ist gelöst, Standardsoftware kann XRechnung und ZUGFeRD. Über Aufwand und Risiko entscheidet etwas anderes: ob das System, das die Rechnung heute wirklich erzeugt (Branchensoftware, Warenwirtschaft, Alt-ERP, Word und Excel), einen sauberen EN-16931-Ausgang liefert, und ob Sonderfälle greifen. Genau das sortieren fünf Fragen in rund zehn Minuten pro Mandant.
Für Steuerberater heißt das: Nicht jeder Mandant braucht ein Projekt, aber die Mandanten mit rotem Ergebnis brauchen eines, und zwar 2026, nicht im Dezember vor dem Stichtag. Die Triage priorisiert die Gespräche. Den Selbsttest für einzelne Betriebe gibt es unter E-Rechnung-Check.
Fünf Fragen pro Mandant.
Der Bogen lässt sich Mandant für Mandant durchgehen, die Antworten stehen meist in den Stammdaten oder sind ein kurzer Anruf.
Lag der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro?
Maßgeblich ist der steuerbare Gesamtumsatz (Paragraf 19 Abs. 2 UStG) des Vorjahres. Darüber gilt die Ausstellungspflicht ab 01.01.2027, darunter ab 01.01.2028. Das sortiert die Dringlichkeit, nicht die Betroffenheit: Empfangen können müssen alle schon seit 2025.
FristWelches System erzeugt heute die Ausgangsrechnung?
Nicht was im Haus vorhanden ist, sondern woraus die Rechnung tatsächlich kommt: Branchensoftware, Warenwirtschaft, Kassensystem, Alt-ERP, Fakturamodul, oder Word und Excel. Bei mehreren Rechnungsarten (Projekte, Wartung, Shop) jede Strecke einzeln erfassen.
SystemKann dieses System EN 16931 ausgeben, und zwar im installierten Stand?
Entscheidend ist nicht die Hersteller-Broschüre, sondern die installierte Version: Viele Systeme können XRechnung oder ZUGFeRD erst ab einem bestimmten Release oder gegen Zusatzmodul. Ein PDF aus Word bleibt ab dem Stichtag keine Rechnung im Rechtssinn. Herstellerangabe prüfen, Update-Stand prüfen, Testrechnung erzeugen.
EN 16931Greifen Sonderfälle?
Öffentliche Auftraggeber verlangen die strukturierte E-Rechnung mit Leitweg-ID bereits heute. Das Gutschriftverfahren (der Auftraggeber rechnet ab) fällt ausdrücklich unter die Pflicht, klargestellt im BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17. Und wo Positionen auf Baustellen, Objekte oder Kostenstellen aufgeteilt werden, steckt die eigentliche Arbeit in der Zuordnungslogik, nicht im Format.
SonderfälleWie viele Rechnungen pro Monat, und wie kommen die Daten zur Kanzlei?
Unter 20 Rechnungen im Monat lässt sich vieles übergangsweise von Hand retten, bei 200 nicht. Und der Rückweg zählt mit: Kommen Belege und Daten strukturiert in die Kanzlei, oder wird dort nacherfasst? Der Ausgang des Mandanten ist der Eingang der Kanzlei.
VolumenGrün, Gelb, Rot: was jeweils zu tun ist.
Aus den fünf Antworten ergibt sich pro Mandant eine von drei Lagen.
Woran E-Rechnungen in der Praxis scheitern, steht im Leitfaden E-Rechnung abgelehnt; welche Zuschüsse laufen, im Förder-Leitfaden 2026.
Grün: das System kann es heute schon
EN-16931-Ausgang im installierten Release vorhanden, keine Sonderfälle, überschaubares Volumen. Zu tun: Ausgang konfigurieren, Stammdaten vervollständigen (USt-IdNr mit Länderkürzel, Käuferreferenzen), eine Testrechnung gegen die Prüfregeln validieren. Kein Projekt.
konfigurierenGelb: es hängt an Update, Modul oder Einzelfall
Der Hersteller kann es, aber erst ab neuerem Release oder gegen Zusatzmodul, oder ein einzelner Sonderfall (etwa B2G) ist offen. Zu tun: verbindliche Herstellerauskunft zum Zeitplan einholen, Update budgetieren, Sonderfall separat lösen. Zeitpuffer einplanen, Release-Kalender sind keine Gesetzestermine.
klärenRot: ohne Anbindung geht es nicht
Kein EN-16931-Ausgang (Word und Excel, Alt-ERP, Eigenentwicklung), Gutschriftverfahren oder Objektzuordnung im Spiel, oder hohe Stückzahl. Ein Konverter je Rechnung ist hier keine Lösung, sondern Dauer-Handarbeit. Zu tun: die Strecke vom Vorsystem bis zum validierten Versand einmal sauber bauen, und den Förderantrag VOR der Beauftragung stellen, je nach Bundesland sind 30 bis 70 Prozent Zuschuss möglich.
anbindenGebaut für das Mandantengespräch.
Steuerberater können die Triage über den Mandantenbestand laufen lassen und wissen danach, wer 2026 handeln muss und wer nur eine Konfiguration braucht. Die Rollen bleiben sauber getrennt: Die Kanzlei berät und bleibt Herr des Verfahrens, von Kontenrahmen bis GoBD. Wo eine echte Anbindung nötig wird, bauen und betreiben wir die Strecke beim Mandanten, als Zulieferung in die bestehende Kanzlei-Software hinein, nicht daran vorbei.
Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform (Paragraf 203 Abs. 3 Satz 2 StGB) und Auftragsverarbeitungsvertrag liegen bei uns vorbereitet; der Mandant beauftragt direkt, die Kanzlei haftet nicht für die Umsetzung. Wenn Sie die Triage für zwei, drei konkrete Mandanten-Konstellationen durchgespielt haben möchten, schicken Sie uns System, Branche und Volumen, Sie bekommen pro Fall eine ehrliche Einschätzung, kostenlos.