§ 01
Warum es diese Seite gibt
Wer mit Kanzleien, Steuerberatungen oder Praxen arbeitet, berührt Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen. Seit der Neufassung von Paragraf 203 StGB im Jahr 2017 dürfen Berufsgeheimnisträger externe Dienstleister einbinden, müssen sie aber zuvor in Textform zur Geheimhaltung verpflichten und sorgfältig auswählen. Damit diese Prüfung nicht an uns hängen bleibt, steht hier, was die Unterlagen enthalten. Für Aufträge ab Oktober 2026 gilt: Sie haben sie unterschrieben vorliegen, bevor irgendein Zugang eingerichtet wird.
§ 02
Verschwiegenheitsverpflichtung (Paragraf 203 Abs. 3 Satz 2 StGB)
Die Verpflichtungserklärung ist auf mitwirkende Personen im Sinne des Berufsrechts zugeschnitten und enthält verbindlich:
- Verpflichtung zur Verschwiegenheit über alle fremden Geheimnisse, die bei der Tätigkeit bekannt werden, ausdrücklich auch über das Ende des Auftrags hinaus und ohne zeitliche Befristung.
- Hinweis auf die Strafbarkeit einer unbefugten Offenbarung oder Verwertung nach den Paragrafen 203 und 204 StGB, dessen Kenntnisnahme mit unterzeichnet wird.
- Weitergabe an eigene Beschäftigte oder Unterauftragnehmer nur nach vorheriger, gleichlautender schriftlicher Verpflichtung und nur im erforderlichen Umfang.
- Zugriff nur auf die Daten, die für den beauftragten Ablauf tatsächlich gebraucht werden, kein Zugriff auf Mandats- oder Patientenakten, wenn der Ablauf sie nicht berührt.
- Rückgabe oder nachweisliche Löschung aller überlassenen Daten und Zugänge bei Auftragsende; wie lange Kopien in unseren Sicherungen danach noch bestehen, nennt die Verpflichtung.
§ 03
Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
Für Aufträge ab Oktober 2026 gilt: Dateien und Zugänge mit Personendaten nehmen wir erst an, wenn der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschrieben ist. Der Vertrag regelt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Kategorien betroffener Personen, Weisungsbindung, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Meldewege bei Datenschutzverletzungen, Kontrollrechte sowie Löschung und Rückgabe. Unterauftragnehmer werden namentlich benannt; neue werden vorab mitgeteilt, mit Widerspruchsrecht. Auf Wunsch nutzen wir Ihre Vorlage statt unserer.
§ 04
Technische und organisatorische Maßnahmen
Die Maßnahmen werden dem konkreten Ablauf angepasst und im Vertrag als Anlage konkretisiert. Grundlinie:
- Zugänge personengebunden, Mehr-Faktor-Authentisierung wo vom System unterstützt, keine geteilten Sammel-Logins.
- Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Rechte, beschränkt auf die für den Ablauf nötigen Systeme und Zeiträume.
- Verschlüsselte Übertragung. Wo Daten aus Ihrem Auftrag gespeichert und gesichert werden und wie sie dort geschützt sind, nennt Anlage 1 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Server in der Europäischen Union, soweit der Ablauf eigene Systeme nutzt.
- Daten verschiedener Auftraggeber werden getrennt gehalten und nicht vermischt.
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, damit im Zweifel nachvollziehbar ist, wer wann worauf zugegriffen hat.
- Eingesetzte Dienste nennt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ort.
- Geordnete Beendigung: Löschung oder Rückgabe nach Auftragsende, auf Wunsch mit Bestätigung in Textform; die Frist für Kopien in Sicherungen nennt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
§ 05
Aufbewahrung und GoBD
Wo unsere Abläufe steuerlich relevante Belege berühren, etwa im Rechnungseingang oder ausgang, gilt: Aufbewahrung im elektronischen Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar, einschließlich der strukturierten Daten einer E-Rechnung. Die Verfahrensdokumentation gehört zum laufenden Betrieb dazu und wird für den von uns gebauten Teil geliefert, damit sie im Ernstfall vorliegt und nicht nachträglich erfunden werden muss.
§ 06
Rollen und Haftung
Bei einer Empfehlung durch eine Kanzlei beauftragt der Mandant uns direkt. Die Kanzlei ist nicht Vertragspartner der Umsetzung, erhält für eine Empfehlung keine Vergütung und haftet nicht für unsere Leistung. Die fachliche und berufsrechtliche Verantwortung, vom Kontenrahmen bis zur Verfahrenshoheit, bleibt vollständig bei der Kanzlei; wir bauen und betreiben ausschließlich die technische Strecke.
§ 07
So fordern Sie die Unterlagen an
Eine formlose Nachricht genügt, mit einem Satz zum geplanten Ablauf. Die Verschwiegenheitsverpflichtung und den Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie, sobald der geplante Ablauf feststeht und die Fassung dafür geprüft ist. Bei Aufträgen ab Oktober 2026 in jedem Fall, bevor ein Zugang eingerichtet wird. Daraus entsteht keine Beauftragung.