E-Rechnung abgelehnt:
die Ursachen und die dauerhafte Korrektur .

In einer XRechnung muss das Feld Käuferreferenz immer gefüllt sein, strenger als die europäische Norm es verlangt. Bei Rechnungen an Behörden gehört dort die Leitweg-ID hinein, bei Firmen genügt eine eindeutige Referenz wie die Bestell- oder Kundennummer. Bleibt das Feld leer, wird die Rechnung hart abgewiesen. Dauerhaft löst man das in den Kunden-Stammdaten, nicht je Rechnung.

Ein Leerzeichen vor der Nummer, ein beim Kopieren veränderter Bindestrich oder ein Zahlendreher genügen, die Leitweg-ID trägt eine Prüfziffer und fällt dann durch. Auch inzwischen geänderte IDs kommen vor. Die Nummer zeichengenau so übernehmen, wie die Behörde sie vergeben hat, und im Zweifel dort die aktuelle ID bestätigen lassen.

Der deutsche Standard verlangt beim Verkäufer einen Ansprechpartner mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie Stadt und Postleitzahl. Fehlt eines dieser Felder, wird die Rechnung zurückgewiesen. Einmal sauber in den Firmen-Stammdaten hinterlegen, dann kann es nicht mehr passieren.

Das Empfangssystem rechnet jede Rechnung nach. Schon ein Cent Abweichung durch unterschiedliche Rundung führt zur Ablehnung, typisch wenn die Software intern mit mehr als zwei Nachkommastellen rechnet und erst am Ende rundet. Richtig ist: die Umsatzsteuer je Steuersatz einzeln auf zwei Stellen runden und diese Beträge addieren.

Für jeden verwendeten Steuersatz braucht die Rechnung genau eine Zusammenfassungszeile, deren Nettobetrag der Summe der zugehörigen Positionen entspricht. Falsch hinterlegte Steuerschlüssel im ERP oder gemischte Steuersätze in einem Beleg sind die häufigste Ursache.

Mindestens eine Steuerkennung des Rechnungsstellers muss enthalten sein. Wird die USt-IdNr verwendet, muss das Länderkürzel davorstehen, bei deutschen Firmen also DE vor der Ziffernfolge, sonst wird ebenfalls abgewiesen.

Ohne Zahlungsteil wird die XRechnung hart abgewiesen; bei SEPA-Lastschrift zusätzlich, wenn Gläubiger-ID oder belastetes Konto fehlen. Eine falsch geschriebene IBAN erzeugt dagegen nur eine Warnung, sollte aber trotzdem bereinigt werden, weil viele Empfänger Warnungen wie Fehler behandeln.

Skonto muss in den Zahlungsbedingungen in einem exakt vorgegebenen Kurzformat stehen, zum Beispiel #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#. Kleinbuchstaben, zusätzliche Leerzeichen oder eine Prozentzahl ohne zwei Nachkommastellen genügen für die Rückweisung.

Mengeneinheiten müssen als genormte Kürzel angegeben werden (H87 für Stück, HUR für Stunde), nicht als Stk oder Std, und Datumsangaben im festen Format Jahr-Monat-Tag. Freitext an diesen Stellen fällt durch die formale Prüfung.

Lieferschein oder Leistungsnachweis dürfen nur in bestimmten Formaten angehängt werden: PDF, PNG, JPEG, XLSX, ODS oder CSV. Eine Word-Datei oder ein ZIP-Archiv führt zur Ablehnung der gesamten Rechnung. Vor dem Versand in PDF wandeln.

Beim Versand über das Peppol-Netz prüfen die beteiligten Zugangspunkte die Rechnung, bevor sie ankommt. Bei formalen Fehlern oder einer veralteten Regelversion kommt der Status RE (Rejection) zurück und die Rechnung erreicht den Kunden nie. Der mitgelieferte Fehlertext benennt die Ursache; danach korrigieren und gegen die aktuelle Regelversion prüfen.

Fehlermeldung googeln, Feld von Hand ändern, neu senden, beim nächsten Kunden dasselbe. Der Aufwand bleibt, das Risiko auch.

Stammdaten vervollständigen, die Rechnungserzeugung aus Auftrags- und Leistungsdaten sauber aufsetzen, gegen die aktuellen Prüfregeln validieren, dann versenden. Die ganze Fehlerklasse verschwindet, nicht der einzelne Fehler.