E-Rechnung in der Hausverwaltung:
Eingangsflut, Objektzuordnung, Verwaltervergütung .

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen, und das Bundesfinanzministerium hält in seinen Fragen und Antworten ausdrücklich fest: Es sind keine Ausnahmen vorgesehen. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Die niedrige Hürde verstellt den Blick auf die hohe: Was danach passiert, regelt Ihr Haus.

Paragraf 27 Absatz 38 UStG lässt die sonstige Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 für alle zu und bis zum 31. Dezember 2027 nur noch dann, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab 2028 entfällt diese Umsatzgrenze; Kleinunternehmer dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen.

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird nach Paragraf 9b WEG durch den Verwalter vertreten. Rechnungsempfängerin ist die Gemeinschaft, im Postfach liegt die Datei trotzdem bei Ihnen. Aareon beschreibt in der eigenen FAQ genau diese Sortierfrage: Die Zuordnung zum Mandanten läuft über die mandantenspezifische Mailadresse, per Schnittstelle über die mitgegebene Kontierung, und wenn beides fehlt, über ein Mapping mit Liegenschaftsnummer und Leistungsart.

Der durchschnittliche Verwaltungsbestand stieg 2025 laut VDIV-Branchenbarometer 2026 um 5,2 Prozent auf 1.235 Einheiten, und 62,1 Prozent der Verwaltungen bezeichnen sich als überlastet. Eine Verwaltung mit rund 7.500 Einheiten spricht in einem Fachbeitrag von mehreren hundert Rechnungen pro Tag. Nicht das Format entscheidet über den Aufwand, sondern die Zahl der Handgriffe je Beleg.

Die BMF-FAQ zählt unter den Unternehmerbegriff des Paragrafen 2 UStG ausdrücklich auch Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen. Und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt in Randnummer 17 klar, dass die Regeln zur E-Rechnung auch dann gelten, wenn der Rechnungsempfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt. Der Handwerker darf Ihnen also die XRechnung schicken, auch wenn Sie selbst nie eine ausstellen müssen.

Die Leistungen, die eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer an ihre Eigentümer erbringt, sind nach Paragraf 4 Nummer 13 UStG steuerfrei, soweit sie in der Überlassung, Instandhaltung und sonstigen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums bestehen. Steuerfrei heißt eben nicht Nicht-Unternehmer. Wie strittig die Einordnung ist, zeigt der VDIV: Seine Handlungsempfehlung beantwortet die Frage, ob die Wohnungseigentümergemeinschaft als Verbraucher anzusehen ist, und der Verband hat dazu eigens den Kontakt zum Bundesfinanzministerium gesucht.

Die Steuerbefreiung des Paragrafen 4 Nummer 13 UStG erfasst Leistungen der Gemeinschaft an ihre Eigentümer, nicht die Leistung des Verwalters an die Gemeinschaft. Ihre eigene Vergütung geht damit nach Ablauf der Übergangsfrist als strukturierte E-Rechnung hinaus. Zur Größenordnung: Die durchschnittliche WEG-Vergütung lag 2025 laut VDIV bei 29,12 Euro je Einheit und Monat, für 2026 planen die Unternehmen 31,77 Euro.

Die Übergangsfrist bis Ende 2027 knüpft an den Gesamtumsatz nach Paragraf 19 Absatz 2 UStG an. Dort sind Umsätze abgezogen, die nach Paragraf 4 Nummer 11 bis 29 steuerfrei sind, darunter die steuerfreie Vermietung und die Leistungen der Gemeinschaft an ihre Eigentümer. Was das für Ihre Zahlen bedeutet, rechnet Ihre Steuerberatung aus, bevor jemand pauschal von 2027 ausgeht.

Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein; ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nach der BMF-FAQ nicht. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD hat sich das Verhältnis umgekehrt: Weicht der Bildteil ab, sind die Daten des strukturierten Teils maßgebend. Wer auf das PDF im Anhang schaut, prüft die falsche Seite des Belegs.

Liegenschaft, Kostenart, Wirtschaftsplanbezug und Instandhaltungsmaßnahme sind keine Pflichtfelder der Norm. Aareon beschreibt den Ausweg für Versorgerrechnungen offen: Der Versorger gibt eine virtuelle Kontonummer mit, darüber erfolgt die Zuordnung auf das FiBu-Konto, abgestimmt im Einführungsprojekt mit dem Versorger. Die Zuordnung ist also Absprache und Datenpflege, kein Format.

Für die Steuerermäßigung nach Paragraf 35a EStG gilt der Abzug nur für Arbeitskosten, der Anteil muss also je Rechnung erkennbar sein. Genau dieser Anteil ist kein Standardfeld: Aareon schreibt, Rechnungsdaten, die über einen Standard hinausgehen, wie Informationen zu Paragraf 35a EStG, müssten im Einführungsprojekt in Abstimmung mit dem Kreditor eingerichtet werden. Beim automatischen Auslesen nennt derselbe Hersteller für eben diese Daten eine höhere Fehlerquote.

Eine Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag darf nach Paragraf 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Kleinunternehmer dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen, müssen aber selbst empfangen können. Ihr Posteingang bekommt also auch 2028 Papier, PDF und XML nebeneinander. Eine Strecke, die nur den sauberen Fall kann, verlagert die Arbeit nur.

Sie ist die klassische Ausgangsrechnung der Verwaltung an die Gemeinschaft und fällt unter die normale Staffel: bis Ende 2026 sonstige Rechnung für alle, bis Ende 2027 nur bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Ein Fachbeitrag auf vdiv.de beschreibt die Praxis: Das Honorar wird oft direkt mit dem Hausgeld eingezogen, es gibt lediglich eine Berechnungsanlage, jedoch keine formale Rechnung. Das macht diesen Punkt zum größten Umstellungsposten im eigenen Haus.

Bei einem Dauerschuldverhältnis wie dem Mietverhältnis reicht es nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 aus, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, die den Vertrag als Anhang enthält oder klar als Dauerrechnung erkennbar ist. Als Rechnungsnummer genügt dabei eine im Vertrag enthaltene einmalige Nummer, etwa die Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer. Und für zulässig als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Sie ist zuerst eine mietrechtliche Pflicht: Über die Vorauszahlungen ist nach Paragraf 556 Absatz 3 BGB jährlich abzurechnen, spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums. Umsatzsteuerlich besteht die Pflicht zur Rechnungsausstellung dagegen nur, wenn der Umsatz nicht nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Bei steuerfreier Wohnraumvermietung ist die Ausstellung einer Rechnung nach der BMF-FAQ regelmäßig freiwillig. Bei Gewerbeflächen mit Option zur Steuerpflicht kippt die Antwort.

Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan aufzustellen, über die die Eigentümer beschließen (Paragraf 28 Absatz 2 WEG). Das ist ein Beschlussgegenstand, keine Rechnung an einen Geschäftspartner; die Leistungen der Gemeinschaft an ihre Eigentümer sind nach Paragraf 4 Nummer 13 UStG steuerfrei. Die Abgrenzung gehört zur Steuerberatung, die Strecke muss sie abbilden können.

CREM SOLUTIONS schreibt zu iX-Haus: Bereits heute sind die Module Dauermietrechnung, Staffelmiete und Faktura für die Erstellung von E-Rechnungen freigeschaltet, mit dem Jahresupdate im Sommer 2026 folgen weitere. Voraussetzung für den Versand ist die Nutzung des Autozustellwegs und des Vorlagenmanagers. E-Rechnung ist dort also kein Haken, sondern eine Kette von Voraussetzungen.

Denselben Hersteller lohnt es zu Ende zu lesen: Den strukturierten Empfang, die automatisierte Verarbeitung und die gesetzeskonforme Ablage der E-Rechnungen bildet CREM SOLUTIONS über DocuWare ab, also über ein zweites System. casavi hat nach eigenen Angaben schon Ende 2024 erweitert, das Vorgangsmanagement unterstützt das notwendige Dateiformat als Upload, und die revisionssichere Archivierung läuft dort über Partnerlösungen wie d.velop. Versenden können heißt nicht, alles im Haus zu haben.

Win-CASA unterstützt nach Angaben von Software24 XRechnung und ZUGFeRD, wobei Anwender je nach Anforderung des Geschäftspartners zwischen den Versionen 2.3.1 und 3.01 wählen. DOMUS Software nennt für das Einlesen ZUGFeRD ab der Version Extended 2.0 und XRechnung 3.0. Wer viele Vertragspartner hat, hat viele Versionsfragen, die kein Update von allein beantwortet.

Software24 schreibt zu Win-CASA, private Abrechnungen an Bewohner oder Eigentümer würden derzeit nicht als E-Rechnung ausgegeben, die Funktion sei für gewerbliche Abrechnungen integriert. Ob ein Eigentümer Unternehmer ist und seine Einheit unternehmerisch nutzt, weiß Ihr Stammdatensatz, nicht die Software.