E-Rechnung empfangen:
prüfen, zuordnen, übergeben, archivieren .

Das Bundesfinanzministerium schreibt es in seinen FAQ mit Stand März 2026 wörtlich. Ein Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen, dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass ergänzt, dass kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich ist. Wer auf eine Software wartet, um die Pflicht zu erfüllen, erfüllt sie längst.

Für den Empfang gibt es keine Erleichterung, und das BMF begründet das damit, dass Ausnahmen zu Abgrenzungsproblemen führen würden. Kleinunternehmer dürfen zwar dauerhaft sonstige Rechnungen ausstellen (Paragraf 34a UStDV), müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dasselbe gilt für Vermieter, Ärzte und Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind.

Früher brauchte jede elektronische Rechnung das Einverständnis des Empfängers. Zwischen inländischen Unternehmern gilt das nicht mehr: Die Ausstellung einer E-Rechnung bedarf nicht der Zustimmung des Leistungsempfängers, dieser hat die technischen Voraussetzungen für den Empfang zu schaffen. Zustimmung braucht heute nur noch das Gegenteil, nämlich eine PDF-Rechnung während der Übergangsfristen.

Der Erlass ist hier deutlich: Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen, oder verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. Die Pflichten des Ausstellers gelten trotzdem als erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa anhand eines Sendeprotokolls.

Anders als ZUGFeRD enthält eine XRechnung keine zusätzliche Rechnungsdarstellung als PDF-Datei; zum Ansehen braucht es ein Anzeigeprogramm. Gepflegt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT); gültig ist die Spezifikation in der Version 3.0.2 der XRechnung. Die Norm legt die verpflichtenden Syntaxen fest, UBL 2.1 und UN/CEFACT CII, und der Rechnungssteller darf sich eine davon aussuchen. Ihr Eingang muss also mit beiden umgehen können.

Das hybride Format legt die strukturierten Daten als XML in ein PDF-Dokument nach dem Archivstandard PDF/A. Es kennt fünf Profile und zusätzlich das Referenz-Profil XRECHNUNG. Zwei davon sind nach Angaben des Forums elektronische Rechnung Deutschland ausdrücklich keine vollständige Rechnung nach Umsatzsteuergesetz: BASIC WL enthält keine Rechnungspositionen, MINIMUM keine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer; beide sind eine Buchungshilfe. Die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026.

Bis zur Einführung der Pflicht ging bei Abweichungen der lesbare Bildteil vor. Das Verhältnis hat sich umgekehrt: Die Daten im strukturierten Teil bilden den führenden Teil und sind bei Unterschieden maßgebend. Weicht der Bildteil inhaltlich ab, kann er sogar eine weitere Rechnung darstellen, für die Paragraf 14c UStG zu prüfen ist; der Vorsteuerabzug ist dann nur aus dem strukturierten Teil möglich.

Zwischen Unternehmen wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt; sie adressiert ausschließlich Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen. Im Feld BT-10 (Buyer reference) genügt umsatzsteuerlich bereits ein Platzhalter. Wer an Behörden liefert, trifft dort zusätzlich auf Peppol als einheitlichen Übermittlungsweg.

Entspricht die Datei nicht den zulässigen Syntaxen, ist es keine E-Rechnung mehr, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Das BMF hat das im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klargestellt. Die neue Randnummer 6a betont, dass es unerheblich ist, welcher Art die Formatfehler sind.

Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten, im Schreiben genannt wird die fehlende Angabe des Feldes BT-10 Buyer reference, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Umgekehrt kann eine Rechnung inhaltlich falsch sein, obwohl die Validierung nichts meldet, zum Beispiel bei einem fehlerhaften Steuersatz. Wer nur auf die Ampel des Prüfwerkzeugs schaut, prüft an der falschen Stelle.

Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren, schreibt das BMF im selben Absatz. Genau dieser Schritt bleibt in der Praxis liegen, weil niemand dafür zuständig ist.

In der Praxis führen unterschiedliche Rundungsregeln und Rechenwege zu Cent-Abweichungen zwischen dem Rechenergebnis des Rechnungsstellers und dem des Rechnungsempfängers, weil Positionsbeträge, Summen und Steuer in jedem System anders gerundet werden. Ein Cent Differenz ist also nicht automatisch ein Fehler des Lieferanten, braucht aber jedes Mal dieselbe Entscheidung.

Bei einer E-Rechnung bedeutet Lesbarkeit, dass der strukturierte Datensatz maschinell auswertbar ist; die zusätzliche Erstellung eines menschenlesbaren Dokuments ist nicht erforderlich. Für das Auge stellt die Finanzverwaltung über das ELSTER-Portal einen Viewer bereit, ausdrücklich als unverbindlichen Service. Er nennt selbst die Fassung, gegen die er arbeitet: die XRechnung-Version 3.0.1. Die KoSIT führt inzwischen die Version 3.0.2 als gültige Spezifikation.

Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen, als dies ohnehin durch die Regelungen zur Aufbewahrung erforderlich ist; er kann die Chancen der Digitalisierung nutzen, ist dazu aber nicht verpflichtet. Das ist der Satz, der die Tipparbeit am Leben hält: Der strukturierte Datensatz liegt vor, und daneben tippt jemand die Beträge ab.

In der Norm EN 16931 kann im Feld BT-10 (Buyer reference) ein vom Erwerber zugewiesener und für interne Lenkungszwecke benutzter Bezeichner angegeben werden, um die Verarbeitung im eigenen System zu vereinfachen; ob der Rechnungsempfänger dafür einen Bezeichner festlegt, ist laut BMF seine betriebsinterne Entscheidung. Wer seinen Lieferanten dort Kostenstelle, Objekt oder Projektnummer mitgibt, bekommt die Zuordnung mitgeliefert, statt sie in jedem Beleg neu zu suchen.

Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts werden durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, etwa durch Abgleich mit Bestellung, Auftrag, Lieferschein oder Zahlungsbeleg. Der Erlass lässt dafür einen technischen wie einen manuellen Abgleich zu.

Ergänzende Angaben dürfen in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang stecken, etwa die Aufschlüsselung von Stundennachweisen als PDF-Datei. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage mit den Pflichtangaben genügt dagegen nicht, und ein Link auf ein externes Ziel erfüllt die Anforderungen ebenfalls nicht. Wer den Anhang beim Weiterreichen an die Buchhaltung verliert, verliert die Grundlage der sachlichen Prüfung.

Paragraf 14b Absatz 1 UStG verlangt, ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Für Buchungsbelege nennt Paragraf 147 Absatz 3 AO dieselben acht Jahre. Sie läuft jedoch nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Die Aufbewahrung einer Rechnung muss grundsätzlich im empfangenen Format erfolgen, und bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Die GoBD sagen es seit der Änderung vom 14. Juli 2025 ausdrücklich. Randziffer 131 lautet seither: Bei E-Rechnungen reicht es, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die übrigen Anforderungen erfüllt sind.

Der menschenlesbare Teil einer hybriden E-Rechnung, also das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Buchungsvermerke. Umgekehrt gilt: Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in TIFF, gelöscht werden. Genau das passiert in Archiven, die jeden Eingang in ein Bildformat schieben.

Paragraf 146 Absatz 4 AO verlangt, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und dass auch Veränderungen unzulässig sind, bei denen ungewiss bleibt, ob sie ursprünglich oder später gemacht wurden. Dazu kommt aus Paragraf 147 Absatz 2 AO, dass die Daten während der ganzen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Umsatzsteuerlich ist die Lage milder, als Anbieter es gern darstellen: Allein wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems liegt regelmäßig kein Verstoß gegen Paragraf 14b Absatz 1 UStG vor. Die Anforderungen der Abgabenordnung bleiben davon unberührt, und ein gewöhnliches Postfach erfüllt sie nicht: Nachrichten lassen sich verschieben und löschen, die Suche im Postfach ist keine maschinelle Auswertung, und acht Jahre übersteht keine Ablage, die nebenbei mitläuft.