E-Rechnung im Handwerksbetrieb:
Abschlag, Aufmaß, § 13b, Großhandel .

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können. Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu wörtlich, es seien keine Ausnahmen vorgesehen, und für den Empfang genüge bereits ein E-Mail-Postfach. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass geht einen Schritt weiter: Wer technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht auf eine sonstige Rechnung. Der Lieferant hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung nachweislich verschickt hat. Die Rechnung ist dann da, auch wenn im Betrieb niemand sie lesen kann.

Bis Ende 2027 darf nur noch derjenige auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format abrechnen, dessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat; so steht es in der Übergangsvorschrift des Umsatzsteuergesetzes. Für alle anderen ist ab dem 1. Januar 2027 Schluss. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz. Kleinunternehmer bleiben davon ausgenommen: Nach § 34a UStDV dürfen sie ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung übermitteln. Für einen typischen Handwerksbetrieb heißt das in aller Regel: Der eigene Stichtag steht schon fest, man muss ihn nur einmal ausrechnen.

Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmern. Das Bundesfinanzministerium nennt Rechnungen an Endverbraucher ausdrücklich als Fall, in dem die Regelungen nicht gelten. Die Rechnung selbst verschwindet damit aber nicht: Für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück besteht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG auch gegenüber Privatkunden eine Rechnungspflicht binnen sechs Monaten, und der Privatkunde muss diese Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Auf diese Aufbewahrungspflicht ist in der Rechnung hinzuweisen. Wer Bäder, Dächer und Heizungen für Private baut, hat also weiter zwei Rechnungswelten im Haus.

Wer für Land oder Kommune in Rheinland-Pfalz arbeitet, reicht seine Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP ein, nach abgeschlossener Registrierung und im Standard XRechnung; die Leitweg-ID des Empfängers steht dort im Feld BT-10. Das läuft neben dem Umsatzsteuerrecht her, nicht darin. Ein Betrieb, der beides bedient, braucht deshalb zwei Ausgangswege aus demselben Programm.

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem eigenen Stichtag erteilt werden, müssen nach der BMF-FAQ nicht als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistungserbringung und Zahlung erst danach erfolgen. Ein Bauvorhaben, das über den Jahreswechsel läuft, kippt also nicht mitten im Projekt. Maßgeblich ist, wann der einzelne Beleg erteilt wurde.

In der Endrechnung sind die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (§ 14 Absatz 5 UStG). Nach der BMF-FAQ kann in einer Endrechnung in Form einer E-Rechnung die Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte in einem beigefügten, unstrukturierten Anhang erfolgen, wenn im strukturierten Teil ausdrücklich auf diese Anlage hingewiesen wird. Die FAQ verweist dafür auf Randnummer 48 des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2024 und stellt klar, dass diese Regelung auch über den 31. Dezember 2027 hinaus angewandt werden kann. Wichtig ist nur, dass das Programm den Unterschied zwischen End- und Restrechnung überhaupt kennt.

Für eine E-Rechnung über eine Bauleistung reicht es nach der BMF-FAQ derzeit aus, wenn im strukturierten Teil als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit den entsprechenden Summen stehen. Die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis muss dann in einer menschenlesbaren Anlage enthalten sein, auf die im strukturierten Teil eindeutig hinzuweisen ist. Zwei Fallen stecken darin: Ein bloßer Verweis auf eine Anlage ersetzt die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht, die gehören in den strukturierten Teil. Und ein Link auf ein externes Ziel, etwa auf das Kundenportal mit dem Aufmaß, erfüllt die Voraussetzungen ausdrücklich nicht. Die Anlage muss in der Rechnung stecken.

Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, rechnet der Betrieb ohne Steuerausweis ab, mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Dass diese Rechnungen unter die E-Rechnungspflicht fallen, stellt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 in Randnummer 17 ausdrücklich klar, sofern beide Seiten im Inland ansässig sind. Und die Erleichterung für Kleinbeträge greift hier gerade nicht: § 33 UStDV nimmt Leistungen im Sinne des § 13b UStG von der Kleinbetragsregel aus. Die kleine Reparatur unter 250 Euro beim Generalunternehmer ist also E-Rechnungs-pflichtig, die gleich große Rechnung an den Bäcker nebenan nicht. Wer beim Kunden nachhalten muss, ob eine gültige Bescheinigung des Finanzamts vorliegt, findet die Grundlage in § 13b Abs. 5 UStG: Sie ist auf längstens drei Jahre befristet.

Sage führt für sein Einstiegspaket ausdrücklich „E-Rechnung (ZUGFeRD 2.1, XRechnung)“ auf; Teil- und Schlussrechnungen stehen im Paketvergleich erst ab dem nächsthöheren Paket Enterprise. Im selben Paketvergleich stehen Schnittstellen wie GAEB und IDS, das Dokumenten-Management und die Finanzbuchhaltung unter „Optional erweiterbar“. Die Rechnung erzeugen und die Rechnung bis in die Buchhaltung bringen sind dort also zwei Kaufentscheidungen.

STREIT schreibt zu seiner Handwerkersoftware, ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen könnten empfangen und importiert werden und neue Versionen von ZUGFeRD würden regelmäßig und zeitnah implementiert. Die Archivierung erfolge vollständig digital und automatisiert beim Kunden beziehungsweise Projekt. Bemerkenswert ist der Hinweis des Herstellers auf die billige Zwischenlösung: Reine XRechnungs-Generatoren gewährleisteten nicht die Möglichkeit, E-Rechnungen auch empfangen zu können.

HERO beschreibt die Ausstellung als Häkchen in der Rechnungsmaske, aus dem eine ZUGFeRD-Datei aus PDF und XML entsteht. Für den Eingang schreibt der Hersteller selbst, ZUGFeRD-Dokumente ließen sich wie eine PDF-Datei einlesen, und ergänzt, HERO werde zukünftig auch den Import von XRechnungen unterstützen. Genau dort liegt die Lücke für Handwerksbetriebe: Die XRechnung ist das Format, in dem öffentliche Auftraggeber und viele Großhändler abrechnen, und sie kommt als reines XML ohne Sichtbeleg.

pds gibt an, E-Rechnungen ohne Zusatzmodule in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung zu empfangen und zu versenden und Rechnungsbelege im GoBD-geprüften Archiv abzulegen. Auf der Aufmaß-Seite nennt der Hersteller die REB-konforme Maßkettenerfassung, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung sowie die Möglichkeit, ermittelte Aufmaße für öffentliche Auftraggeber per Schnittstelle (DA11) elektronisch bereitzustellen. Wer viel für die öffentliche Hand baut, sieht daran, wie tief die Anforderung reicht: nicht nur die Rechnung, auch das Aufmaß wird zum Datensatz.

Das Bundesfinanzministerium nennt in seiner FAQ genau diesen Fall: Auch für den Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt ist eine E-Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Aussteller die Übergangsregelungen nicht nutzen kann oder will. Barzahlung ändert daran nichts. Der Kassenbon vom Morgen wird also zum Beleg, der nachträglich als E-Rechnung berichtigt werden muss, und irgendjemand im Betrieb muss diese zweite Datei einsammeln.

Bestand eine Verpflichtung zur E-Rechnung und kommt stattdessen eine sonstige Rechnung, handelt es sich nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung, und sie berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Berichtigen kann das nur der Aussteller, und zwar in der für die E-Rechnung vorgeschriebenen Form. Ab 2028 wird daraus eine Eingangskontrolle, die niemand im Kopf führen kann: Jede PDF-Rechnung eines inländischen Lieferanten ist ein Fall zum Nachfassen.

Eingangsrechnungen über Bauleistungen tragen keinen Steuerausweis, sondern die Angabe zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, und die Steuer schuldet der eigene Betrieb. Wer sie als normale Eingangsrechnung bucht, produziert zwei Fehler auf einmal. Im strukturierten Datensatz steht der Rechnungstyp und die Steuerkategorie drin, die Prüfung lässt sich also maschinell machen. Das ist der eine Punkt, an dem die E-Rechnung dem Handwerk wirklich etwas zurückgibt.

Nach § 14b Abs. 1 UStG ist ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung ist nach der BMF-FAQ zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck erfüllt das nicht, und ein Ordner im Dateisystem trägt es selten. Bei hybriden Formaten kommt hinzu, dass nicht mehr das Sicht-PDF den Ausschlag gibt, sondern der strukturierte Teil: Weichen beide voneinander ab, sind die Daten des strukturierten Teils maßgebend.

Die Handwerkskammer Koblenz schreibt über ihre Digitalisierungsberater, sie beraten Betriebe kostenfrei vor Ort zu allen Bereichen der digitalen Technologien, und: Von der Bestandsaufnahme bis hin zur Umsetzung begleitet die Handwerkskammer die Betriebe zu allen Fragen um den digitalen Wandel. Finanziert wird die Stelle laut Förderhinweis der Kammer vom Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau Rheinland-Pfalz. Für eine erste Einordnung ist das der günstigste Termin, den es gibt.

Im Informationsblatt E-Rechnung der Handwerkskammer Koblenz steht der Satz, an dem die meisten Missverständnisse hängen: Eine PDF-Rechnung per E-Mail zählt nicht als E-Rechnung, da sie keine strukturierte Datenverarbeitung erlaubt. Dazu liefert das Blatt eine Checkliste, getrennt nach Rechnungseingang und Rechnungsausgang, bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Wer die Punkte einmal für den eigenen Betrieb durchgeht, weiß danach, wie groß das Vorhaben wirklich ist.

Das Betriebsberatungsprogramm Rheinland-Pfalz (Betriebsberatungsprogramm der ISB) fördert externe betriebliche Beratungsleistungen unter anderem im Bereich Digitalisierung und Künstliche Intelligenz. Die Zuwendung beträgt bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben, entsprechend maximal 500 Euro pro Tagewerk, höchstens 20 Tagewerke in vier Kalenderjahren. Gefördert wird die Beratung, nicht die Umsetzung. Zwei Dinge entscheiden über Erfolg oder Fehlschlag des Antrags: Er muss vor der Beauftragung gestellt werden, denn Zuwendungen gibt es nur für Maßnahmen, mit deren Durchführung noch nicht begonnen wurde. Und für den Bereich Digitalisierung verlangt die ISB zusätzlich eine Förderempfehlung der zuständigen Kammer. Genau deshalb steht die Handwerkskammer im Ablauf vor der ISB.

In Nordrhein-Westfalen fördert MID-Digitale Prozesse die Beratung zur Digitalisierung interner Abläufe, schließt Maßnahmen zur bloßen Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie die E-Rechnung aber ausdrücklich aus; für die E-Rechnungs-Einführung selbst gibt es dort keinen Landeszuschuss. Die Unterlagen für den Antrag in Rheinland-Pfalz liefern wir mit dem Angebot.