Wenn Anfragen, Unterlagen und Zuständigkeit reißen, gehen gute Mandate verloren
Wir starten nicht mit einem Gratis-Call und nicht mit breiter KI-Beratung. Wir starten mit einem bezahlten Workflow-Sprint. In 5 Werktagen machen wir für einen priorisierten Kernprozess sichtbar, wo Fälle liegen bleiben, welche Pflichtfelder fehlen, wer den nächsten Schritt besitzt und welcher Rollout auf dem vorhandenen Stack wirklich Sinn ergibt.
Passt für Kanzleien, die keinen Tool-Zirkus wollen, sondern einen klaren ersten Live-Prozess.
Dann bremst der Prozess
Oft reichen schon zwei Signale.
Der teuerste Bruch sitzt selten im Tool selbst. Er sitzt meist zwischen Anfrage, Unterlagen, Rückruf und dem nächsten Verantwortlichen.
Genau dort setzt der erste Sprint an: ein sauberer Prozesspfad mit Triage, Status, Ownern, Follow-up und Übergaben, bevor noch mehr Software dazukommt.
Woran Kanzleien merken, dass der Prozess bremst
Der Engpass ist oft sichtbar, lange bevor er sauber dokumentiert ist. Das sind die wiederkehrenden Signale vor einem ersten sauberen Rollout.
Erste Reaktion hängt am Zufall
Gute Anfragen landen in Postfach, Telefonnotiz oder Kontaktformular. Ob sie schnell beantwortet werden, hängt zu oft an Einzelpersonen.
Vollständige Unterlagen sind nicht sichtbar
Rückfragen und Dokumentennachforderungen laufen, aber niemand sieht auf einen Blick, was fehlt und was bereits vollständig ist.
Owner und nächster Schritt wechseln unterwegs
Zwischen Assistenz, Backoffice und Berufsträgern wird weitergegeben, ohne dass Zuständigkeit und nächster Schritt stabil sichtbar bleiben.
Status lebt in Köpfen und E-Mail-Verläufen
Wer wartet worauf, was ist eskaliert, was ist überfällig? Ohne gemeinsames Statusbild entstehen Rückfragen und Liegezeit.
Was im ersten Sprint konkret geklärt wird
Nicht mit einer Tool-Demo, sondern mit operativer Klarheit für genau einen priorisierten Kernprozess.
Ein gemeinsamer Eingangspfad statt loser Kanäle
Web, E-Mail, Telefon und Empfehlungen laufen in einen priorisierten Pfad, statt parallel in verschiedenen Ecken weiterzuleben.
Pflichtfelder, Statusstufen und Owner-Logik
Für den priorisierten Prozess definieren wir, was vollständig ist, wer übernimmt und wann ein Fall die Stufe wechselt.
Dokumentennachforderung, Follow-up und Eskalation
Nachfassen passiert regelbasiert statt nach Erinnerung. Fehlende Unterlagen, offene Rückfragen und Eskalationen werden sichtbar geführt.
Rollout-Weg auf dem vorhandenen Stack
Erst wenn der Ziel-Workflow sauber ist, schneiden wir die Umsetzung auf M365, n8n, DATEV, RA-MICRO oder beA realistisch zu.
Womit wir typischerweise starten
Wir starten nicht mit breiter Transformation. Wir starten mit dem Prozess, der heute die meiste Reibung erzeugt.
Mandatsaufnahme & Routing
Für Kanzleien, bei denen gute Fälle zu langsam beantwortet, falsch verteilt oder ohne klaren nächsten Schritt liegen bleiben.
- Web, E-Mail, Telefon und Empfehlungen in einem Eingangspfad
- Routing nach Rechtsgebiet, Standort oder Team
- Follow-up-Regeln statt manuellem Hinterherlaufen
Übergaben, Dokumente & Freigaben
Für Kanzleien, bei denen Unterlagen, Rückfragen und Freigaben zwischen Assistenz, Backoffice und Anwälten hängen bleiben.
- Dokumentennachforderung mit sichtbarer Vollständigkeit
- Freigaben und Handoffs ohne Mail-Ping-Pong
- Betreibbare Abläufe statt Excel-Nebenlogik
DATEV, RA-MICRO & beA im Prozessfluss
Für Kanzleien, die DATEV, RA-MICRO oder beA bereits nutzen, deren Prozess dazwischen aber mehrfach abreißt.
- Status und Fristen nicht nur im Postfach
- Dokumentenfluss ohne Weiterleitungschaos
- Systemnah statt neue Tool-Schicht
Was nach dem Sprint konkret vorliegt
Am Ende steht keine allgemeine KI-Ideensammlung, sondern eine belastbare Grundlage für genau einen priorisierten Kernprozess.
Verluststellen
Wo der Prozess heute Mandate, Zeit oder Verantwortung verliert und warum.
Ziel-Workflow
Wie der priorisierte Kernprozess mit Status, Pflichtfeldern, Ownern und Eskalationen sauber geführt wird.
Rollout-Entscheidung
Welcher Schritt zuerst live gehen soll, was bewusst später kommt und welcher Stack dafür passt.
Anonymisierter Intake-Fall mit Status, Routing und klaren Ownern
Anonymisierter Live-Fall aus 2025. Ziel war nicht mehr Reichweite, sondern weniger Verlust zwischen Erstkontakt, Qualifizierung, Routing und nächstem Schritt.
- Website, E-Mail und Empfehlungen liefen getrennt ein
- Assistenz musste Anfragen manuell vorsortieren und nachhalten
- Owner und nächster Schritt waren nicht durchgängig sichtbar
- Ein gemeinsamer Intake-Pfad für alle Eingänge
- Drei klare Statusstufen plus 24h Follow-up-SLA
- Routing nach Rechtsgebiet, Standort und Vollständigkeit
Was Kunden sagen
Namen bleiben aus Diskretionsgründen anonymisiert. Relevant ist das wiederkehrende operative Muster: Eingänge werden gebündelt, Verantwortung wird sichtbar und Follow-up hängt nicht mehr am Gedächtnis einzelner Personen.
Die Intake-Automatisierung hat unsere Erstreaktion deutlich beschleunigt. Status ist jetzt transparent - und deutlich weniger Anfragen rutschen durch.
Wir haben Monatsplanung, KI-Copy und Publishing in einem Workflow - inkl. Freigabe. Social Media ist jetzt planbar, ohne dass das Team jede Woche von Null anfängt.
Endlich wissen wir, welche Anfragen offen sind und wer zuständig ist. Das Support-Team spart spürbar Zeit, weil Status-Nachfragen entfallen.
Mandanten-Onboarding läuft jetzt automatisch: Checklisten, Dokument-Anforderungen, Fristen-Setzung. Früher haben wir das manuell in Tabellen geführt.
Warum dieser Einstieg belastbarer ist als ein klassischer Discovery-Call
Kanzleien brauchen am Anfang keine breitere Automationsshow. Sie brauchen einen belastbaren Zuschnitt für den ersten Live-Prozess.
Ein Engpass statt zehn Baustellen
Wir priorisieren den Prozess, der heute die meiste Reibung, Liegezeit oder den meisten Mandatsverlust erzeugt. So entsteht kein diffuses Transformationsprojekt.
Betriebslogik vor Automationslogik
Owner, Status, Eskalation, Fallback und Dokumentationspflicht werden festgezogen, bevor irgendetwas produktiv läuft. Gerade bei Intake und fristsensiblen Abläufen zählt Betriebssicherheit mehr als ein schöner Prototyp.
Übergabefähig statt Berater-Abhängigkeit
Der Ziel-Workflow wird so beschrieben und dokumentiert, dass Assistenz, Backoffice und Partner ihn intern weiter betreiben können. Das Ergebnis soll nicht an uns hängen bleiben.
Brauchen Sie vor dem Rollout erst eine Partner-Level Entscheidungsgrundlage?
Nutzen Sie den Workflow-Sprint, wenn Sie einen priorisierten Prozess, einen Ziel-Workflow und eine klare Rollout-Entscheidung wollen statt noch eines vagen Discovery-Calls.
1 priorisierter Prozess · 5 Werktage · klare Rollout-Entscheidung
Leitfäden
Praxiswissen für größere Kanzleien und Professional Teams - mit klaren Use Cases, Entscheidungshilfen und Fokus auf Betrieb.
- Use Cases, die in größeren Teams verlässlich funktionieren.
- Checklisten, KPIs und häufige Stolperfallen (mit Lösungen).
- Einstiegspunkte für 2-4 Wochen, ohne unnötige Tool-Komplexität.
Was Sie finden
Die Leitfäden sind so geschrieben, dass Sie intern entscheiden können: Was lohnt sich, was nicht, welche Voraussetzungen braucht es - und welche nächsten Schritte sind realistisch.
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Workflow-Automatisierung und Digitalisierung für Kanzleien.
- Wie lange dauert es, bis der erste Workflow live ist?
- Typisch 4-6 Wochen für den ersten produktiven Workflow. Wir starten mit einer Prozessanalyse, bauen den Workflow, testen ihn mit Ihrem Team und gehen erst live, wenn alles sauber läuft. Komplexere Projekte mit mehreren integrierten Systemen brauchen 8-12 Wochen.
- Was kostet die Zusammenarbeit mit fudaut?
- Der Einstieg ist meist ein bezahlter Workflow-Check oder ein fokussierter Projekt-Review. Umsetzungen und laufende Betreuung kalkulieren wir nicht mit Billigpaketen, sondern nach Prozesskritikalität, Integrationsaufwand, Governance und Betriebsanspruch.
- Welche Systeme lassen sich mit n8n automatisieren?
- n8n integriert über 400 Dienste direkt - darunter Microsoft 365, Google Workspace, DATEV, RA-MICRO und die meisten Kanzlei-Softwarelösungen. Über APIs und Webhooks lassen sich auch Spezialsysteme anbinden. In der ersten Einschätzung klären wir, welche Ihrer Tools sich sauber verbinden lassen.
- Brauche ich technisches Wissen, um die Automatisierung zu nutzen?
- Nein. Wir richten alles ein, dokumentieren jeden Workflow detailliert und schulen Ihr Team. Im Alltag läuft die Automatisierung im Hintergrund. Alle Workflows gehören Ihnen - mit vollständiger Dokumentation können Sie jederzeit den Anbieter wechseln.
- Ist die Lösung DSGVO-konform?
- Ja. Wir setzen auf Self-Hosted-Lösungen - n8n läuft auf Ihrem Server oder in einer EU-Cloud. Personenbezogene Daten verlassen Ihre Infrastruktur nicht. Wo KI-Modelle zum Einsatz kommen, nutzen wir EU-konforme Endpoints oder lokale Modelle. Kein Vendor Lock-in, keine Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern.
- Was unterscheidet fudaut von klassischen IT-Dienstleistern?
- Klassische IT-Dienstleister bauen individuelle Software - teuer, langwierig und schwer wartbar. Wir automatisieren Ihre bestehenden Prozesse mit bewährten Tools (n8n, KI-APIs). Das ist schneller, kosteneffizienter und Sie behalten die volle Kontrolle. Unser Fokus: messbare Zeitersparnis, nicht technische Komplexität.
Wenn der Engpass schon sichtbar ist, machen wir den ersten Schritt konkret
Sie schicken kurz den Bruch in Intake, Dokumentenfluss oder Übergaben. Wir prüfen, ob ein Sprint passt und wo der priorisierte Scope sauber geschnitten werden sollte.
Antwort meist innerhalb von 24 Stunden mit kurzer Fit-Einschätzung oder Rückfrage.