Wir haben unsere Buchhaltungssoftware durch
ein eigenes System ersetzt

Der Auslöser war nicht der Preis, sondern die Tipparbeit

Buchhaltungssoftware zu mieten kostet unter zehn Euro im Monat. Daran scheitert niemand. Was tatsächlich stört, ist die Arbeit, die trotz Software übrig bleibt.

Der Ablauf sah vorher so aus wie bei den meisten kleinen Betrieben: Kontoauszug herunterladen, Belege sammeln, jeden Posten von Hand zuordnen, am Quartalsende alles noch einmal durchsehen. Die Software rechnet richtig, aber sie nimmt einem das Zuordnen nicht ab, und genau das ist die Arbeit. Bei rund tausend Buchungen im Jahr sind das mehrere Abende, die niemand einplant und die immer im falschen Moment kommen.

Der zweite Punkt wiegt schwerer und fällt erst später auf: Die Daten liegen in einem fremden System, in einem Format, das man nicht bestimmt. Solange alles läuft, ist das gleichgültig. Sobald man etwas Eigenes damit machen will, etwa eine Auswertung, die der Anbieter nicht vorgesehen hat, hört es auf.

Was das System übernimmt, und wo es anhält

Es zieht Kontoumsätze, ordnet sie einem Muster zu, schlägt eine Zuordnung vor und wartet. Bestätigt wird von Hand.

Was man nicht darf, und warum das auch geschäftlich richtig ist

An dieser Stelle endet für Anbieter der Spaß. Wer für einen anderen entscheidet, wie ein Beleg zu buchen ist, betreibt Hilfeleistung in Steuersachen und braucht dafür eine Zulassung.

Paragraf 6 Nummer 3 des Steuerberatungsgesetzes erlaubt die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und nimmt davon ausdrücklich zwei Dinge aus: das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Nummer 4 erlaubt das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, aber nur Personen mit kaufmännischer Abschlussprüfung und mindestens drei Jahren Praxis im Buchhaltungswesen.

Für ein Softwarehaus heißt das schlicht: Ein Programm darf einen Vorschlag machen. Ein Mensch aus dem Softwarehaus darf ihn nicht für den Kunden bestätigen. Deshalb bleibt jeder Vorschlag offen, bis der Betrieb selbst zustimmt, und deshalb geht keine Meldung ohne diese Zustimmung heraus. Das ist keine vorsichtige Auslegung, das ist der Normalfall bei jedem Anbieter am Markt.

Bemerkenswert ist, dass dieselbe Grenze geschäftlich die bessere ist. Buchhaltung für andere zu führen ist Stundenverkauf: Jeder weitere Kunde bringt genauso viel Arbeit mit wie der erste. Ein System zu bauen ist einmal Arbeit und danach Betrieb. Das Gesetz zwingt hier in die Richtung, in die man ohnehin gehen sollte.

Ein Programm darf vorschlagen. Bestätigen muss der Betrieb. Diese eine Reihenfolge trennt Softwarelieferung von Steuerberatung.

Die drei Anforderungen, an denen Eigenbau wirklich scheitert

Nicht die Programmierung ist das Schwere. Schwer sind die Pflichten, die erst auffallen, wenn eine Prüfung danach fragt.

Alle drei Punkte sind lösbar, keiner ist geheim, und keiner erledigt sich von selbst. Wer den Eigenbau erwägt, sollte sie zuerst beantworten und danach über Programmierung nachdenken, nicht umgekehrt.

Wann sich der Schritt rechnet, und wo die Grenze liegt

Wir würden es wieder so machen und bauen es auch für andere. Es gibt aber eine Bedingung, und sie hat nichts mit der Größe des Betriebs zu tun.

Die Bedingung heißt Wiederholung. Ein System rechnet sich, sobald derselbe Vorgang oft genug in derselben Form auftritt, dass ihn ein Muster beschreiben kann. Bei uns sind das mehrere hundert Buchungen im Jahr, fast alle nach immer gleichen Mustern.

Eine Seite dieser Rechnung lässt sich vorab beziffern, und zwar ohne uns zu fragen. Die Gebühr Ihrer Kanzlei für die laufende Buchführung hängt nach § 33 der Steuerberatervergütungsverordnung davon ab, wer die Vorarbeit macht. Bucht und kontiert die Kanzlei, gilt ein Rahmen von 2 bis 12 Zehnteln. Liefert der Betrieb fertige Buchungsdaten, sind es 1 bis 10 Zwanzigstel. Was das für Sie bedeutet:

Die andere Seite der Rechnung ist die eigene Zeit, und sie ist meist die größere. Wo diese Wiederholung fehlt, hilft allerdings auch das beste System nicht, denn es kann nur vorschlagen, was es vorher schon gesehen hat. Vier Fälle, in denen wir abraten:

• Wenn jeder Vorgang anders aussieht. Nicht die Menge entscheidet, sondern die Wiederkehr. Hundert immer gleiche Belege sind ein guter Fall, zwanzig völlig verschiedene ein schlechter.
• Wenn die Abläufe noch wechseln. Ein System bildet ab, was heute stabil ist. Wer gerade das Geschäftsmodell umbaut, zementiert einen Zustand, den es in einem halben Jahr nicht mehr gibt.
• Wenn niemand im Haus das System später anfassen kann. Eine Lösung, die nur von einer einzigen Person verstanden wird, ist ein Risiko und kein Vermögenswert.
• Wenn die Buchhaltung ohnehin vollständig beim Steuerberater liegt und dort gut läuft. Dann ist der Engpass nicht die Buchhaltung, und das Geld gehört an die Stelle, die tatsächlich klemmt.
• Wenn die Erwartung ist, damit Steuern zu sparen. Ein System ändert nichts an der Bemessungsgrundlage. Es ändert, wie viel Zeit die Erfassung kostet und wie schnell man den Stand kennt.

Was von diesem Fall auf andere Abläufe übergeht

Buchhaltung ist hier nur das Beispiel. Das Muster gilt für jeden Ablauf, bei dem eine Person immer denselben Weg von A nach B geht.

Entscheidend ist nicht, ob eine Tätigkeit kompliziert ist, sondern ob sie sich wiederholt und ob am Ende ein Urteil steht, das ein Mensch fällen muss. Der wiederkehrende Teil gehört ins System. Das Urteil bleibt beim Menschen und wird ihm vorgelegt, statt ihn suchen zu lassen.

Genau diese Trennung haben wir in der laufenden Erhebung zur Tipparbeit messbar gemacht: Wir zählen monatlich, wie viel Gehalt der deutsche Mittelstand für Rollen ausschreibt, deren Kern nach Einschätzung des IAB automatisierbar ist. Die Daten liegen offen daneben, damit jeder nachrechnen kann.

Wer vor derselben Entscheidung steht, findet die Abwägung zwischen eigenem Bau und fremdem Betrieb ausführlich unter selber bauen oder betreiben lassen.

Häufige Fragen.