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Thema · Hausverwaltung

Anfragen kommen laufend rein —
die Betreuung hängt an Einzelnen.

Mieter fragen, Eigentümer wollen Klarheit, Handwerker müssen beauftragt und nachgehalten werden. Als Verwalter scheitern Sie nicht an der Arbeit, sondern an der Koordination drumherum: wer betreut welches Anliegen, ist der Auftrag erledigt, weiß der Eigentümer Bescheid. Dazu kommt der Rechnungseingang: Jede Handwerker- und Versorgerrechnung will erfasst, dem richtigen Objekt zugeordnet und verbucht werden. Wir schließen die Lücke zwischen einem eingehenden Anliegen und einem erledigten, dokumentierten Vorgang, und zwischen einem eingehenden Beleg und der verbuchungsfertigen Rechnung. Self-hosted in EU/Deutschland, DSGVO-konform.

Wo Zeit verloren geht

Drei Stellen, an denen Betreuung und Zeit verloren gehen.

01

Anliegen über viele Kanäle, sortiert von Hand.

Mieter und Eigentümer melden sich per Telefon, Mail und Portal. Jemand muss jedes Anliegen sichten, einordnen und an den richtigen Ansprechpartner leiten, oft Stunden später, oft zwischendurch vergessen.

Medienbruch
02

Handwerker beauftragt, und wer fasst nach?

Ein Auftrag geht raus, aber wer hält nach, ob und wann er erledigt ist? Der Eigentümer will einen Stand, und die Antwort muss über Anrufe, Mails und Notizen zusammengesucht werden.

Personenabhängig
03

Der Eigentümer-Stand, von Hand zusammengetragen.

Abrechnungen, Beschlüsse, offene Vorgänge: fragt ein Eigentümer nach, sucht jemand die Antwort an mehreren Stellen zusammen. Je transparenter Sie versprechen zu sein, desto mehr Pflege kostet das von Hand.

Pflege unsichtbar
Was sich ändert

Vom Anliegen zum erledigten Vorgang, ohne die Lücke.

01

Anliegen → richtiger Ansprechpartner, automatisch.

Ein eingehendes Anliegen aus Telefonnotiz, Mail oder Portal wird erkannt, klassifiziert und dem zuständigen Ansprechpartner zugeordnet. Mieter und Eigentümer bekommen sofort eine Eingangsbestätigung.

  • Alle Kanäle in einen Eingang
  • Auto-Zuordnung zum richtigen Ansprechpartner
  • Sofort-Bestätigung
02

Handwerker-Aufträge, die sich selbst nachhalten.

Ein Auftrag wird angelegt, Termin und Status werden verfolgt, Erinnerung und Eskalation laufen von allein, und was erledigt ist, ist dokumentiert statt im Kopf.

  • Auftragsstatus durchgängig
  • Auto-Erinnerung + Eskalation
  • Audit-Log pro Vorgang
03

Eigentümer sehen den Stand, ohne Nachfragen.

Vorgänge, Belege und Beschlüsse bleiben automatisch aktuell, sodass eine Eigentümer-Anfrage aus einer Quelle beantwortet wird statt durch manuelles Suchen.

  • Eigentümer-Stand stets aktuell
  • Kein Zusammensuchen von Hand
  • Aufgesetzt auf Ihre Tools
04

Rechnungseingang: vom Postfach bis verbuchungsfertig.

Ein überwachtes Eingangs-Postfach nimmt E-Rechnungen (XML), hybride PDFs und Scans an, liest sie aus, ordnet Kreditor und Objekt zu, markiert alles Unsichere zur Prüfung und übergibt einen sauberen Buchungsstapel an Ihre bestehende Software. Ihr Team prüft nur noch die markierten Fälle statt jeden Beleg.

  • E-Rechnung, PDF und Scan in einem Eingang
  • Objekt- und Kostenstellen-Zuordnung mit Prüf-Markierung
  • Verbuchungsfertige Übergabe an Ihre vorhandene Software
Kennzahlen
3Wobis zur ersten Automatisierung live
1Eingang statt vieler Kanäle
100%Vorgänge mit Status & Zuständigkeit
50%manuelle Koordination
Fragen

Häufige Fragen

01Müssen wir unsere Verwaltungssoftware wechseln?
Nein. Wir setzen auf die Verwaltungssoftware auf, die Sie schon nutzen (Domus, iX-Haus o.ä.). Der Wert liegt im sauberen Eingang und der Koordination drumherum, nicht im Ersetzen Ihres Kernsystems.
02Funktioniert das für WEG- und Mietverwaltung?
Ja. WEG- und Mietverwaltung laufen beide in einen Eingangspfad, automatisch klassifiziert und dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet.
03Wie schnell sehen wir etwas?
Mit dem Live-Piloten ist ein konkreter Vorgang in rund drei Wochen als laufende, überwachte Automatisierung live. Wir starten dort, wo heute die meiste Zeit verloren geht.
04Was kostet das?
Wir starten mit dem Live-Piloten: ein konkreter Vorgang läuft bei Ihnen live, ab 1.500 € einmalig, wird bei einem Folgeauftrag voll angerechnet. Sie sehen den Wert, bevor Sie über einen Ausbau entscheiden. Größere Umsetzungen ab 6.900 € Festpreis.
05Bleiben die Daten in der EU?
Ja. Self-hosted in EU/Deutschland, DSGVO-konform, ADV nach Art. 28, kein Vendor-Lock-in.
06Unsere Software zeigt E-Rechnungen nur an, verbuchen müssen wir selbst. Hilft das trotzdem?
Genau für diese Lücke bauen wir: Die meisten Verwaltungsprogramme zeigen eine eingehende XML-Rechnung an, aber Auslesen, Zuordnen und Verbuchen bleiben Handarbeit. Unsere Strecke bringt die Rechnung vom Postfach bis zum verbuchungsfertigen, objekt-zugeordneten Datensatz in Ihr vorhandenes System, und wir betreiben sie danach laufend weiter, auch wenn sich Formate oder Portale ändern.
07Was kostet der Rechnungseingang als laufender Dienst?
Der Aufbau der kompletten Strecke liegt als Festpreis ab 6.900 €, der Betrieb beginnt bei 900 € pro Monat je nach Rechnungsvolumen, typischerweise ein Bruchteil der Arbeitszeit, die der manuelle Weg kostet. Der Einstieg ist ein Pilot an Ihren echten Rechnungen ab 1.500 €, voll angerechnet.
Nächster Schritt

Welcher Vorgang kostet Sie
aktuell die meiste Zeit?

Zwei Sätze reichen, wo Mieteranfragen, Handwerker-Aufträge oder Eigentümer-Anliegen aktuell liegen bleiben. Wir melden uns binnen 24 Stunden mit einem konkreten ersten Schritt.