Onboarding lebt in einem Kopf.
Neuer Mandant? Eine Assistenz kennt die 12-Schritte-Checkliste. Im Urlaub? Die Checkliste wird zur Näherung.
Tribal KnowledgeBackoffice läuft.
Aber nur, weil jemand sich erinnert.
Mandanten-Onboarding, Dokumenten-Einforderung, Freigabe-Routing, Rechnungs-Flows — all das passiert heute, weil eine Assistenz sich erinnert, wer was schuldet. Wir machen aus dem Gedächtnis einen dokumentierten, betreibbaren Workflow.
Wo es bricht
Drei Stellen, an denen das Backoffice
die Kanzlei trägt.
Freigaben laufen per E-Mail.
Rechnung über 500 €, Überstunden-Antrag, neuer Lieferant — alles per Partner-Mail freigegeben. Manchmal gefunden, manchmal weitergeleitet, manchmal verloren.
Mail-basierte FreigabeStatus lebt in Excel-Tabs.
Welche Mandanten warten auf welche Dokumente? Welche Akten brauchen welche Einreichungen diese Woche? Alles in einer Tabelle, die jemand aktuell halten muss.
Excel-als-CRMWas sich ändert
Backoffice-Logik, dokumentiert
und automatisiert.
Onboarding als betreibbarer Workflow.
Die 12-Schritt-Checkliste wird zum Workflow: Neuer Mandant triggert Tasks, weist Owner zu, fordert Dokumente an, trackt Abschluss. Jeder Schritt geloggt.
- Task-Templates pro Rechtsgebiet
- Dokumenten-Anforderung automatisiert
- Status-Board pro Mandant
Freigaben mit Audit-Trail.
Rechnungen, Anträge und Lieferanten-Onboarding laufen über Teams oder Web-Freigabe — mit klarem Audit-Log, Schwellen und automatischem Routing.
- Schwellen-basiertes Routing
- Teams-/Mail-Freigabe-UI
- Audit-Log pro Freigabe
Status-Board, auto-sync.
Ihr Excel wird zum Live-Board — gefüttert aus DATEV, DMS und Intake. Immer aktuell, sichtbar für alle, die es brauchen.
- Auto-Sync aus Systemen
- Filter nach Owner / Priorität
- Wochen-Digest pro Partner
Kennzahlen
−40%Manuelle Admin-Arbeit
100%Freigaben audited
0Excel-Listen kritisch
8Wobis Live
Fragen
Häufige Fragen
01Funktioniert das mit unserem bestehenden DMS / DATEV?
Ja. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben. Kein Ersatz, kein neues Portal. Verbindung via API, Graph — oder, wenn nicht verfügbar, eine saubere Review-Inbox-Schicht.
02Wie steht es um Datenresidenz?
Alles läuft in der EU auf unserer self-hosted Infrastruktur oder Ihrer. Keine US-Cloud. Daten bleiben dort, wo sie rechtlich bleiben müssen.
03Können Partner weiter per E-Mail freigeben?
Ja. Das System schickt Freigabe-Anfragen per Mail, Antwort mit "freigegeben" oder "abgelehnt" reicht. Der strukturierte Flow läuft darunter — E-Mail bleibt Interface, nicht Gedächtnis.
Nächster Schritt
Welche Backoffice-Routine
schmerzt diesen Monat am meisten?
Beschreiben Sie den Engpass in zwei Sätzen. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit konkreter Antwort.