Onboarding lebt in einem Kopf.
Neuer Mandant? Eine Assistenz kennt die 12-Schritte-Checkliste. Im Urlaub? Die Checkliste wird zur Näherung.
Tribal KnowledgeBackoffice läuft.
Aber nur, weil jemand sich erinnert.
Mandanten-Onboarding, Dokumenten-Einforderung, Freigabe-Routing, Rechnungs-Flows — all das passiert heute, weil eine Assistenz sich erinnert, wer was schuldet. Wir machen aus dem Gedächtnis einen dokumentierten, betreibbaren Workflow.
§ IWo es bricht
Drei Stellen, an denen das Backoffice
die Kanzlei trägt.
Freigaben laufen per E-Mail.
Rechnung über 500 €, Überstunden-Antrag, neuer Lieferant — alles per Partner-Mail freigegeben. Manchmal gefunden, manchmal weitergeleitet, manchmal verloren.
Mail-basierte FreigabeStatus lebt in Excel-Tabs.
Welche Mandanten warten auf welche Dokumente? Welche Akten brauchen welche Einreichungen diese Woche? Alles in einer Tabelle, die jemand aktuell halten muss.
Excel-als-CRM§ IIWas sich ändert
Backoffice-Logik, dokumentiert
und automatisiert.
Onboarding als betreibbarer Workflow.
Die 12-Schritt-Checkliste wird zum Workflow: Neuer Mandant triggert Tasks, weist Owner zu, fordert Dokumente an, trackt Abschluss. Jeder Schritt geloggt.
- Task-Templates pro Rechtsgebiet
- Dokumenten-Anforderung automatisiert
- Status-Board pro Mandant
Freigaben mit Audit-Trail.
Rechnungen, Anträge und Lieferanten-Onboarding laufen über Teams oder Web-Freigabe — mit klarem Audit-Log, Schwellen und automatischem Routing.
- Schwellen-basiertes Routing
- Teams-/Mail-Freigabe-UI
- Audit-Log pro Freigabe
Status-Board, auto-sync.
Ihr Excel wird zum Live-Board — gefüttert aus DATEV, DMS und Intake. Immer aktuell, sichtbar für alle, die es brauchen.
- Auto-Sync aus Systemen
- Filter nach Owner / Priorität
- Wochen-Digest pro Partner
§ IIIKennzahlen
−40%Manuelle Admin-Arbeit
100%Freigaben audited
0Excel-Listen kritisch
8Wobis Live
§ IVFragen
Häufige Fragen
01Funktioniert das mit unserem bestehenden DMS / DATEV?
Ja. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben. Kein Ersatz, kein neues Portal. Verbindung via API, Graph — oder, wenn nicht verfügbar, eine saubere Review-Inbox-Schicht.
02Wie steht es um Datenresidenz?
Alles läuft in der EU auf unserer self-hosted Infrastruktur oder Ihrer. Keine US-Cloud. Daten bleiben dort, wo sie rechtlich bleiben müssen.
03Können Partner weiter per E-Mail freigeben?
Ja. Das System schickt Freigabe-Anfragen per Mail, Antwort mit "freigegeben" oder "abgelehnt" reicht. Der strukturierte Flow läuft darunter — E-Mail bleibt Interface, nicht Gedächtnis.
§ Nächster Schritt
Welche Backoffice-Routine
schmerzt diesen Monat am meisten?
Beschreiben Sie den Engpass in zwei Sätzen. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit konkreter Antwort.