Backoffice läuft. Aber nur, weil jemand sich erinnert.
Mandanten-Onboarding, Dokumenten-Einforderung, Freigabe-Routing, Rechnungs-Flows — all das passiert heute, weil eine Assistenz sich erinnert, wer was schuldet. Wir machen aus dem Gedächtnis einen dokumentierten, betreibbaren Workflow.
Drei Stellen, an denen das Backoffice
die Kanzlei trägt.
Onboarding lebt in einem Kopf.
Neuer Mandant? Eine Assistenz kennt die 12-Schritte-Checkliste. Im Urlaub? Die Checkliste wird zur Näherung.
Freigaben laufen per E-Mail.
Rechnung über 500 €, Überstunden-Antrag, neuer Lieferant — alles per Partner-Mail freigegeben. Manchmal gefunden, manchmal weitergeleitet, manchmal verloren.
Status lebt in Excel-Tabs.
Welche Mandanten warten auf welche Dokumente? Welche Akten brauchen welche Einreichungen diese Woche? Alles in einer Tabelle, die jemand aktuell halten muss.
Backoffice-Logik, dokumentiert
und automatisiert.
Onboarding als betreibbarer Workflow.
Die 12-Schritt-Checkliste wird zum Workflow: Neuer Mandant triggert Tasks, weist Owner zu, fordert Dokumente an, trackt Abschluss. Jeder Schritt geloggt.
Freigaben mit Audit-Trail.
Rechnungen, Anträge und Lieferanten-Onboarding laufen über Teams oder Web-Freigabe — mit klarem Audit-Log, Schwellen und automatischem Routing.
Status-Board, auto-sync.
Ihr Excel wird zum Live-Board — gefüttert aus DATEV, DMS und Intake. Immer aktuell, sichtbar für alle, die es brauchen.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit unserem bestehenden DMS / DATEV?
Ja. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben. Kein Ersatz, kein neues Portal. Verbindung via API, Graph — oder, wenn nicht verfügbar, eine saubere Review-Inbox-Schicht.
Wie steht es um Datenresidenz?
Der Ablauf läuft auf Ihrer Infrastruktur oder auf unserem Server in Deutschland. Für Aufträge ab Oktober 2026 gilt: Dateien und Zugänge mit Personendaten nehmen wir erst an, wenn der Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschrieben ist. Der Vertrag nennt jeden Dienst, der Daten auch außerhalb der EU verarbeiten kann, mit Ort und Rechtsgrundlage. Dazu gehören unser vorgeschalteter Netzdienst, unser E-Mail-Postfach und, wo der Ablauf ihn nutzt, ein KI-Dienst. Neue Dienste teilen wir vorher mit, mit Widerspruchsrecht.
Können Partner weiter per E-Mail freigeben?
Ja. Das System schickt Freigabe-Anfragen per Mail, Antwort mit "freigegeben" oder "abgelehnt" reicht. Der strukturierte Flow läuft darunter — E-Mail bleibt Interface, nicht Gedächtnis.
Welche Backoffice-Routine
schmerzt diesen Monat am meisten?
Beschreiben Sie den Engpass in zwei Sätzen. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit konkreter Antwort.