Warum „weniger“ im Intake oft mehr Mandate bedeutet
In vielen Kanzleien ist das Intake-Formular zu lang. Das Ergebnis ist vorhersehbar:
- gute Anfragen brechen ab,
- Daten sind trotzdem unvollständig,
- Routing wird zur Bauchentscheidung,
- Follow-ups passieren „wenn Zeit ist“.
Das Ziel ist nicht „mehr Informationen“, sondern ein verlässlicher Prozess: Status, Owner, nächster Schritt, SLA.
Prinzip: Intake erfasst nur, was Routing und eine saubere Erstreaktion wirklich brauchen. Alles andere folgt in einer strukturierten Nachqualifizierung.
Das 7-Felder-Minimalformular (Copy/Paste)
| Feld | Typ | Warum es drin ist | Typische Fehler |
|---|---|---|---|
| 1) Kontakt | Pflicht | Ohne Rückkanal kein Prozess | „Telefon optional“ und niemand erreicht den Lead |
| 2) Bevorzugte Rückrufzeit | Optional (aber stark) | reduziert Ping-Pong & erhöht Conversion | Freitext statt Auswahl |
| 3) Kategorie/Rechtsgebiet | Pflicht (Dropdown) | macht Routing möglich | Freitext („Arbeitsrecht??“) |
| 4) Dringlichkeit/Frist | Optional (Dropdown) | Priorisierung + Follow-up Logik | Datumsfeld ohne Validierung |
| 5) Kurzbeschreibung (1-3 Sätze) | Pflicht | Kontext für Erstreaktion | Romantexte ohne Struktur |
| 6) Standort/Bezug (falls relevant) | Optional | Routing nach Standort/Team | Pflichtfeld ohne echten Nutzen |
| 7) Datenschutz/Einwilligung | Pflicht | rechtliche Basis für Kontakt | zu lang, unklar, „Marketing“ |
Wenn ihr nur 5 Felder wollt: Streicht Standort + Rückrufzeit - aber behaltet Kategorie und Kurzbeschreibung.
Validierung: Was ihr an der Quelle prüfen solltet
Ein Intake scheitert selten an KI - sondern an Datenqualität.
Minimal-Checks (reicht oft schon):
- E-Mail: Formatvalidierung + domain sanity check
- Telefon: nur Ziffern + Länge
- Kategorie: nur aus Dropdown (keine Freitexterfindungen)
- Kurzbeschreibung: Mindestlänge (z. B. 30 Zeichen) + Maximalgrenze
Dedup (leicht, aber wirkungsvoll):
- gleiche E-Mail innerhalb von 7 Tagen → als „Update“ behandeln statt neuer Fall
Nachqualifizierung: die 5 Fragen, die später kommen (nicht im Formular)
Diese Fragen sind wichtig - aber nicht zwingend beim Erstkontakt:
- Gegenpartei/Arbeitgeber/Vertragspartner (für Konfliktcheck)
- Dokumente/Uploads (nur wenn nötig)
- Ziel des Mandanten (Erwartungsmanagement)
- Budgetrahmen (falls relevant)
- Details zur Historie (strukturiert, nicht im Freitext)
KPI-Block: Woran ihr merkt, ob euer Intake besser wird
- Median-Antwortzeit (Zielwert: <12h)
- Zeit bis Entscheidung (Zielwert: <72h)
- Routing-Zielquote (Zielwert: >85%)
Wenn ihr das nicht messen könnt, ist das Formular fast immer „zu kreativ“ (Freitext, keine Kategorien, keine Statuslogik).
Nächster Schritt
Wenn ihr wollt, prüfen wir euer aktuelles Intake in 30 Minuten entlang dieser Punkte (Felder, Statusmodell, Follow-ups, KPIs) und schlagen ein Minimal-Setup vor.
- Kontext: Teamgröße + Eingangskanäle
- Ziel: 1 KPI, das stabilisiert werden soll
- Systeme: 2-3 Tools, die bleiben müssen
Leitfaden: Lead-Intake Automatisierung
Mehr Kontext (Statusmodell, Follow-ups, KPIs):
Intake-Routing in Kanzleien
Weiterführende Ressourcen: Unser Digitalisierungs-Check zeigt in 3 Minuten, wo Ihre Kanzlei steht. Für einen umfassenden Überblick lesen Sie unseren Leitfaden Digitale Kanzlei 2026 oder den Kanzleisoftware-Vergleich 2026.