Drei getrennte Kanäle, drei blinde Flecken.
Web-Formular geht an info@, E-Mail an einen Partner, Empfehlungs-Anrufe landen im Kopf. Kein gemeinsamer Blick, keine gemeinsame Sortierung.
Kanal-DriftDrei Kanäle.
Ein Intake-Pfad.
Für Kanzleien, bei denen gute Fälle zu langsam beantwortet, falsch verteilt oder ohne klaren nächsten Schritt liegen bleiben. Wir bringen Web-Formular, E-Mail und Empfehlungs-Anrufe in einen Pfad — mit Ownern, Status und automatischem Follow-up.
§ 014–6 Wochen bis der erste Intake-Flow produktiv läuft.
§ 0224-h-SLA automatisiert, mit Eskalation bei verzögertem Handoff.
§ 03Kein neues Portal. Ihr Stack bleibt — wir verbinden ihn.
§ IWas heute bricht
Wo Mandate verloren gehen, bevor Sie sie sehen.
Drei Muster, die wir in fast jeder Kanzlei sehen — unabhängig von Rechtsgebiet oder Größe.
Reaktionszeit hängt davon ab, wer zuerst schaut.
Ist der richtige Partner im Urlaub, liegt eine Anfrage drei Tage vor Routing. Bis dahin hat der Mandant schon die nächste Kanzlei angerufen.
Gedächtnis-RelianceFollow-ups fallen durch die Ritzen.
Nachforderungen, Fristen-Checks, Status-Updates — alles hängt davon ab, dass eine Person im richtigen Moment daran denkt.
Manuelles Follow-up§ IINach der Integration
Wie der neue Intake aussieht.
Ein Pfad, drei Kanäle.
Web-Formular, E-Mail und Empfehlungs-Notizen fließen in eine Queue mit automatischer Klassifizierung. Routing passiert nach Rechtsgebiet, Standort und Verfügbarkeit.
- Inbox-Union (M365 Graph)
- Klassifizierung via Regeln + LLM
- Routing-Matrix, editierbar
Owner und Status, sichtbar.
Jeder Intake hat einen klaren Owner, eine Status-Stufe und einen nächsten Schritt. Assistenz und Partner teilen das gleiche Bild — kein Mail-Ping-Pong mehr über "wo stehen wir?"
- Owner-Zuweisung (Regeln)
- 3 Status-Stufen
- Gemeinsames Board (Teams / Web)
Follow-up, automatisiert.
Unterlagen fehlen? Das System fragt nach. Frist rückt näher? Das System erinnert. Kein Handoff innerhalb SLA? Eskalation zum nächsten Owner. Nichts hängt mehr am Gedächtnis einer Einzelperson.
- Dokumenten-Nudging (2 Stufen)
- Fristen-Monitor
- Eskalationskette
§ IIIReferenzwerte aus laufenden Intakes
Referenz-Bereich, nicht Einzelkanzlei-Ergebnis.
<12hErstreaktion
3Status-Stufen live
24hFollow-up-SLA
0Neue Portale
§ IVBevor Sie fragen
Häufige Intake-Fragen.
01Wie lange bis der erste Intake-Flow live ist?
Typisch 4–6 Wochen. Woche 1 ist Analyse, Wochen 2–5 sind Bau, Woche 6 ist Soft-Launch mit Echtdaten. Wir setzen Owner, SLAs und Eskalationspfade fest, bevor irgendetwas live geht.
02Welche Systeme verbindet ihr für Intake?
Web-Formular, E-Mail-Postfach, Telefon-Notizen und Empfehlungskanäle in Ihren bestehenden Stack: M365 / Outlook, RA-MICRO, DATEV oder ein DMS wie DocuWare. Kein neues Portal.
03Wer sieht was im neuen Intake-Flow?
Assistenz sieht die Pipeline mit Status, Owner und Fristen. Partner sehen die Zusammenfassung und Eskalationen. Mandanten sehen nur, was Sie explizit senden — kein öffentliches Portal, keine geteilte Inbox.
04Was kostet das?
Setup ab 4.500 € für einen fokussierten Intake-Workflow. Betrieb ab 650 €/Monat inkl. Monitoring, Anpassungen und Quartals-Reviews. Workflow-Check (1.250 €) als bezahlter Einstieg möglich.
§ Nächster Schritt
Wo verliert Ihr Intake
heute die meisten Fälle?
Beschreiben Sie die drei Kanäle und wo sie brechen. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer konkreten Einschätzung oder einer präzisen Rückfrage.