Das häufigste Problem: Zu viele Felder
In fast jedem Erstgespräch mit Kanzleien sehen wir dasselbe Muster: Das Kontaktformular hat 10-15 Felder. Rechtsgebiet, Fallbeschreibung (500 Zeichen Pflicht), Aktenzeichen falls vorhanden, bevorzugte Kontaktzeit, und so weiter.
Das Ergebnis: 60-70% der Interessenten brechen ab, bevor sie absenden.
Warum weniger mehr ist
Ein Intake-Formular ist kein Mandatsvertrag. Es ist der erste Schritt in einem Prozess. Alles, was Sie wirklich brauchen, ist genug Information für eine qualifizierte Rückmeldung.
Der Rest kann im Erstgespräch oder per automatisiertem Follow-up geklärt werden.
Die 5 Pflichtfelder
1. Name
Warum: Persönliche Ansprache und Zuordnung.
Best Practice: Nur ein Feld "Name", nicht Vor- und Nachname getrennt. Spart Klicks, funktioniert genauso.
2. E-Mail oder Telefon (eins von beiden)
Warum: Rückkanal für die Kontaktaufnahme.
Best Practice: Beide anbieten, aber nur eins als Pflicht. Manche Menschen telefonieren nicht gern - zwingt man sie, verliert man sie.
3. Rechtsgebiet/Kategorie
Warum: Routing an den richtigen Anwalt.
Best Practice: Dropdown mit 5-8 klaren Optionen + "Sonstiges". Keine Freitextfelder - die müssen Sie später manuell kategorisieren.
Beispiel:
- Arbeitsrecht
- Familienrecht
- Mietrecht
- Verkehrsrecht
- Erbrecht
- Sonstiges
4. Kurzbeschreibung (max. 3 Sätze)
Warum: Kontext für die erste Einschätzung.
Best Practice: Kein Mindestwert, Maximalwert ~500 Zeichen. Placeholder-Text: "Worum geht es in 2-3 Sätzen?"
5. Einverständnis/Datenschutz
Warum: Rechtlich notwendig.
Best Practice: Eine Checkbox, kurzer Text mit Link zur Datenschutzerklärung. Nicht drei verschiedene Opt-ins.
Was Sie NICHT als Pflichtfeld brauchen
- Telefonnummer UND E-Mail: Eins reicht für den Erstkontakt
- Adresse: Brauchen Sie erst bei Mandatsannahme
- Aktenzeichen: Hat ein neuer Mandant nicht
- Fallwert/Streitwert: Schreckt ab und ist oft noch unbekannt
- Upload von Dokumenten: Lieber im Follow-up anfordern
Der Workflow dahinter
Mit diesen 5 Feldern können Sie automatisieren:
- Erfassung: Formular → n8n Webhook → Datenbank/CRM
- Routing: Rechtsgebiet → zuständiger Partner/Team
- Bestätigung: Automatische E-Mail "Wir haben Ihre Anfrage erhalten"
- Follow-up: Nach 24h ohne Reaktion → Erinnerung ans Team
Das Ergebnis: Weniger Formularabbrüche, schnellere Reaktion, keine verlorenen Anfragen.
Conversion-Zahlen aus der Praxis
Eine Arbeitsrecht-Kanzlei hat ihr Formular von 12 auf 5 Felder reduziert:
- Vorher: 23% Conversion (Formular geöffnet → abgesendet)
- Nachher: 51% Conversion
- Anfragen/Monat: +120%
Die Qualität der Anfragen blieb gleich. Der einzige Unterschied: Weniger Menschen haben aufgegeben.
Das Wichtigste
Ein gutes Intake-Formular ist kurz, klar und führt zu einem Prozess - nicht zu einem Datenfriedhof. Fünf Felder reichen, wenn danach ein sauberer Workflow kommt.
Sie möchten Ihr Intake-Formular optimieren und automatisieren? Im Erstgespräch schauen wir uns gemeinsam an, was bei Ihnen sinnvoll ist.
Weiterführende Ressourcen: Machen Sie den kostenlosen Digitalisierungs-Check und erfahren Sie in 3 Minuten, wie digital Ihre Kanzlei wirklich ist. Mehr dazu in unserem Leitfaden Digitale Kanzlei 2026 und im Kanzleisoftware-Vergleich.