Warum ein Intake-Audit?

In größeren Kanzleien ist der Intake oft gewachsen, nicht geplant. E-Mails, Formulare, Telefon, Empfehlungen - alles landet irgendwo. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: Anfragen gehen unter, Antwortzeiten schwanken, und niemand weiß genau, wie viele Leads eigentlich offen sind.

Ein Intake-Audit zeigt in 30 Minuten, wo die größten Engpässe liegen - ohne externes Tool, ohne IT-Projekt.

Die 5 Audit-Fragen

1) Welche Kanäle gibt es wirklich?

Listen Sie alle Wege auf, über die Anfragen reinkommen:

  • Website-Formular
  • E-Mail (allgemein, persönlich)
  • Telefon (Zentrale, Durchwahl)
  • Empfehlungen/Netzwerk
  • Social Media / Messenger

Red Flag: Mehr als 4 Kanäle ohne zentrale Erfassung = hohes Risiko für verlorene Anfragen.

2) Wer antwortet - und wann?

Für jeden Kanal: Wer ist verantwortlich? Gibt es eine Ziel-Antwortzeit?

Typischer Befund: „Wer gerade Zeit hat“ ist keine Zuständigkeit. Ohne klaren Owner schwankt die Antwortzeit zwischen 2 Stunden und 2 Tagen.

3) Wie wird priorisiert?

Gibt es Kriterien, welche Anfragen Vorrang haben?

  • Rechtsgebiet
  • Dringlichkeit/Frist
  • Bestandsmandant vs. Neuanfrage

Red Flag: Alle Anfragen werden gleich behandelt = gute Fälle warten neben Spam.

4) Gibt es einen Status?

Können Sie jetzt sagen, wie viele Anfragen offen sind?

  • Neu (noch nicht gesichtet)
  • In Klärung (Rückfragen laufen)
  • Termin geplant
  • Abgeschlossen (angenommen/abgelehnt)

Red Flag: Kein zentraler Status = niemand weiß, was wo steht.

5) Was passiert bei Nicht-Reaktion?

Gibt es Follow-up-Logik? Wird nachgefasst, wenn der Interessent nicht antwortet?

Typischer Befund: Follow-up passiert „wenn man dran denkt“ - also meistens gar nicht.

Nächste Schritte

Wenn mehrere Red Flags zutreffen, lohnt sich ein strukturierter Intake-Workflow:

  1. Zentrale Erfassung (ein Ort, ein Status)
  2. Klare Kategorien (Rechtsgebiet, Priorität)
  3. Routing-Regeln (wer bearbeitet was)
  4. Automatische Follow-ups (kein manuelles Nachhalten)

Mehr dazu im Leitfaden Lead-Intake Automatisierung.

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Weiterführende Ressourcen: Machen Sie den kostenlosen Digitalisierungs-Check und erfahren Sie in 3 Minuten, wie digital Ihre Kanzlei wirklich ist. Mehr dazu in unserem Leitfaden Digitale Kanzlei 2026 und im Kanzleisoftware-Vergleich.