Warum ein Intake-Audit?
In größeren Kanzleien ist der Intake oft gewachsen, nicht geplant. E-Mails, Formulare, Telefon, Empfehlungen - alles landet irgendwo. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: Anfragen gehen unter, Antwortzeiten schwanken, und niemand weiß genau, wie viele Leads eigentlich offen sind.
Ein Intake-Audit zeigt in 30 Minuten, wo die größten Engpässe liegen - ohne externes Tool, ohne IT-Projekt.
Die 5 Audit-Fragen
1) Welche Kanäle gibt es wirklich?
Listen Sie alle Wege auf, über die Anfragen reinkommen:
- Website-Formular
- E-Mail (allgemein, persönlich)
- Telefon (Zentrale, Durchwahl)
- Empfehlungen/Netzwerk
- Social Media / Messenger
Red Flag: Mehr als 4 Kanäle ohne zentrale Erfassung = hohes Risiko für verlorene Anfragen.
2) Wer antwortet - und wann?
Für jeden Kanal: Wer ist verantwortlich? Gibt es eine Ziel-Antwortzeit?
Typischer Befund: „Wer gerade Zeit hat“ ist keine Zuständigkeit. Ohne klaren Owner schwankt die Antwortzeit zwischen 2 Stunden und 2 Tagen.
3) Wie wird priorisiert?
Gibt es Kriterien, welche Anfragen Vorrang haben?
- Rechtsgebiet
- Dringlichkeit/Frist
- Bestandsmandant vs. Neuanfrage
Red Flag: Alle Anfragen werden gleich behandelt = gute Fälle warten neben Spam.
4) Gibt es einen Status?
Können Sie jetzt sagen, wie viele Anfragen offen sind?
- Neu (noch nicht gesichtet)
- In Klärung (Rückfragen laufen)
- Termin geplant
- Abgeschlossen (angenommen/abgelehnt)
Red Flag: Kein zentraler Status = niemand weiß, was wo steht.
5) Was passiert bei Nicht-Reaktion?
Gibt es Follow-up-Logik? Wird nachgefasst, wenn der Interessent nicht antwortet?
Typischer Befund: Follow-up passiert „wenn man dran denkt“ - also meistens gar nicht.