Warum Intake-Datenqualität Ihr Routing frisst
Routing/Follow-ups funktionieren nur so gut wie die Daten, die reinkommen. In Kanzleien ist das Problem selten „zu wenig KI“, sondern:
- Pflichtfelder fehlen,
- Telefon/Email sind inkonsistent,
- Dubletten erzeugen Chaos,
- Sonderfälle landen im falschen Status.
Prinzip: Validierung an der Quelle (nicht „hinterher bereinigen“)
Wenn ein Feld wichtig ist, muss es am Formular sauber erfasst werden - sonst zahlen Sie später immer.
Minimal-Pflichtfelder (für die meisten Kanzleien)
- Name
- E-Mail oder Telefon (mind. eins, validiert)
- Anliegen-Kategorie (Dropdown, nicht Freitext)
- Frist/Dringlichkeit (wenn relevant)
Artefakt: Validierungsregeln (Copy/Paste)
| Feld |
Regel |
Fehlermeldung |
Notizen |
| E-Mail |
RFC-Check + Lowercase |
„Bitte gültige E-Mail“ |
Alias/Plus ok |
| Telefon |
E.164 normalisieren |
„Bitte Telefonnummer“ |
Länderkennung DACH |
| Kategorie |
nur Whitelist |
„Bitte Kategorie wählen“ |
reduziert Freitext |
| PLZ |
5-stellig DE / 4 AT / 4 CH |
„Bitte PLZ prüfen“ |
optional |
Dedupe: so simpel wie möglich, so streng wie nötig
Ziel: „Gleiche Person/gleicher Fall“ erkennen, ohne echte neue Anfragen zu verlieren.
Dedupe-Strategie (empfohlen)
- Primary Key: E-Mail (normalisiert)
- Fallback: Telefon (normalisiert)
- Fallback: Name + PLZ (unscharf)
Regel: Wenn Match → nicht blocken, sondern in einen Status „Duplicate Review“ routen.
Edge-Cases, die Sie explizit modellieren sollten
- Mandant schreibt von anderer E-Mail
- Dritte Person fragt für Mandant an
- Mehrere Anliegen in kurzer Zeit
- „Bitte dringend“ ohne Fristdatum
Lösung: Statusmodell + Owner-Entscheidung (nicht KI raten lassen).
KPI-Block (damit Sie sehen, ob es besser wird)
Nächster Schritt
Wenn Sie mir 3 Beispiel-Anfragen (anonymisiert) + Ihr aktuelles Formular schicken, kann ich Ihnen sagen, welche 5-10 Regeln den größten Effekt haben.
→ Erstgespräch vereinbaren
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