Stellen Sie sich vor, Sie suchen dringend einen Handwerker. Sie schreiben drei Firmen an. Eine meldet sich nach 20 Minuten, die andere nach einem Tag, die dritte nie. Wen beauftragen Sie?
Genau so denken Ihre potenziellen Mandanten.
Der Unterschied: Bei einem Handwerker geht es um ein paar hundert Euro. Bei einer Rechtsberatung oft um fünf- bis sechsstellige Beträge. Die Erwartung an Schnelligkeit und Professionalität ist entsprechend höher.
Die Zahlen, die viele Kanzleien nicht kennen
Aus dem B2B-Vertrieb gibt es eine vielzitierte Erkenntnis: Wer innerhalb von 5 Minuten auf eine Anfrage reagiert, hat eine 21-mal höhere Wahrscheinlichkeit, den Lead zu qualifizieren, als jemand, der 30 Minuten wartet.
Nun ist eine Kanzlei kein Vertriebscallcenter. Niemand erwartet, dass ein Partner in 5 Minuten ein Gutachten schreibt. Aber die Erstreaktion — ein Signal, dass die Anfrage angekommen ist und bearbeitet wird — macht den Unterschied.
Was Mandanten als „schnelle Reaktion" empfinden:
- Unter 1 Stunde: „Sehr professionell, die haben ihr Geschäft im Griff"
- 1–4 Stunden: „Akzeptabel, ich warte noch"
- 4–24 Stunden: „Habe ich die richtige Adresse verwendet? Vielleicht schreibe ich noch einer anderen Kanzlei"
- Über 24 Stunden: „Die wollen mein Mandat offensichtlich nicht"
Beachten Sie: Das ist nicht die Erwartung an eine fachliche Einschätzung — nur an eine Eingangsbestätigung.
Was langsame Reaktionszeiten wirklich kosten
Nehmen wir eine Kanzlei mit 50 Anfragen pro Monat und einer durchschnittlichen Reaktionszeit von 36 Stunden.
Konversionsrate bei 36h Reaktionszeit: Typischerweise 25–30 % (Anfrage → Erstberatung)
Konversionsrate bei unter 4h Reaktionszeit: Typischerweise 45–55 %
Das Delta: Bei 50 Anfragen sind das 10–12 zusätzliche Erstberatungen pro Monat. Bei einer Mandatsquote von 50 % und einem durchschnittlichen Mandatswert von 3.000 € ergibt das:
15.000–18.000 € Mehrumsatz pro Monat — nur durch schnellere Reaktion.
Pro Jahr: 180.000–216.000 €. Und das bei gleichem Marketingbudget, gleicher Sichtbarkeit, gleichen Anfragen.
Warum Kanzleien trotzdem langsam sind
Es liegt nicht an Faulheit oder mangelndem Engagement. Die Ursachen sind strukturell:
1. Die besten Anwälte sind die beschäftigsten.
Partner mit voller Auslastung haben schlicht keine freien Zeitfenster für Anfragen. Die Mandatsarbeit hat (nachvollziehbar) Vorrang vor der Akquise — obwohl langfristig beides gleich wichtig ist.
2. Anfragen kommen über viele Kanäle.
Kontaktformular, E-Mail, Telefon, LinkedIn, persönliche Empfehlung. Jeder Kanal hat seinen eigenen „Posteingang", niemand hat den Gesamtüberblick.
3. Es gibt keine klare Erstverantwortung.
Wenn die Frage „Wer beantwortet das?" jedes Mal neu verhandelt wird, vergeht Zeit. Und wenn es mal hektisch wird, fällt die Anfrage durch.
4. Kein Sicherheitsnetz.
Ohne eine automatische Erinnerung nach 24 Stunden oder eine Eskalation nach 48 Stunden hängt alles am Gedächtnis einzelner Personen. Das funktioniert bei 5 Anfragen pro Woche. Bei 15+ nicht mehr.
Vier Maßnahmen für schnellere Reaktionszeiten
Maßnahme 1: Automatische Eingangsbestätigung (Aufwand: 30 Minuten)
Die einfachste und wirksamste Maßnahme: Jede Anfrage erhält innerhalb von Sekunden eine automatische Bestätigung.
„Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir haben sie erhalten und melden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen. Falls es dringend ist: [Telefonnummer]"
Das sendet zwei Signale: Die Kanzlei ist organisiert. Und der Mandant muss nicht unsicher warten.
Technisch: Die meisten Kontaktformulare und E-Mail-Systeme können das. Gmail-Autoresponder, Kontaktformular-Plugins mit Bestätigungsmail, oder ein einfacher Workflow, der auf neue Einträge reagiert.
Maßnahme 2: Morgendliche Anfragen-Sichtung (Aufwand: 15 Min/Tag)
Bestimmen Sie eine Person (ReNo, Assistenz, Junior Associate), die jeden Morgen bis 9:30 Uhr alle neuen Anfragen sichtet. Keine inhaltliche Bearbeitung — nur:
- Ist die Anfrage für uns relevant? (Ja/Nein)
- Wer ist fachlich zuständig?
- Weiterleitung an zuständige Person mit kurzer Notiz
Der zuständige Anwalt bekommt eine vorqualifizierte, zugeordnete Anfrage statt einer rohen E-Mail — und kann deutlich schneller reagieren.
Maßnahme 3: 24-Stunden-Eskalation (Aufwand: 1 Stunde Einrichtung)
Regel: Wenn eine Anfrage nach 24 Stunden ohne Antwort ist, geht eine automatische Erinnerung an den zuständigen Anwalt. Nach 48 Stunden an den Managing Partner.
Kein Blame, kein Mikro-Management — einfach ein Sicherheitsnetz, damit nichts durchrutscht.
Technisch umsetzbar über einfache Kalender-Erinnerungen, Aufgaben-Tools (Todoist, Asana) oder — wenn Sie es systematisch wollen — einen automatisierten Workflow.
Maßnahme 4: Reaktionszeit messen (Aufwand: 30 Min/Woche)
„Was man nicht misst, kann man nicht verbessern."
Einmal pro Woche: Nehmen Sie die letzten 10 Anfragen. Messen Sie den Zeitraum zwischen Eingang und erster Antwort. Berechnen Sie den Durchschnitt. Tragen Sie ihn in eine Tabelle ein.
Nach 4 Wochen sehen Sie den Trend. Geht die Zahl runter? Gut, weiter so. Stagniert sie? Nächste Maßnahme umsetzen.
Was tun, wenn schnelle Antwort allein nicht reicht?
Reaktionszeit ist der erste Hebel — aber nicht der einzige. Wenn Ihre Konversionsrate trotz schneller Antwort niedrig bleibt, liegen die Ursachen woanders:
- Unklare Positionierung: Der Mandant versteht nicht, warum er gerade Sie beauftragen sollte
- Kein strukturierter Erstgesprächs-Prozess: Das Erstgespräch führt nicht systematisch zur Mandatsentscheidung
- Fehlende Nachverfolgung: Interessent sagt „Ich überlege noch" — und niemand meldet sich nach einer Woche
Wenn Sie den Gesamtprozess von Anfrage bis Mandat optimieren wollen, beschreibt unser Leitfaden zur Lead-Intake-Automatisierung den vollständigen Weg.
So starten Sie — heute, nicht nächste Woche
- Richten Sie jetzt eine Eingangsbestätigung ein. 30 Minuten, einmalig.
- Bestimmen Sie die Erstsichtungs-Verantwortung für morgen früh.
- Setzen Sie einen Kalender-Reminder für Freitag: „Reaktionszeiten der Woche prüfen."
Drei Maßnahmen, zusammen unter einer Stunde Aufwand. Der Effekt wird in den Konversionszahlen sichtbar — meist schon in der ersten Woche.
Wenn Sie merken, dass manuelle Maßnahmen an Grenzen stoßen und Sie den Prozess systematisch aufsetzen wollen: Sprechen Sie uns an. Wir helfen Kanzleien dabei, den Weg von der Anfrage zum Mandat zu verkürzen — mit klaren Prozessen und, wo sinnvoll, mit Automatisierung.