In einer typischen Wirtschaftskanzlei verbringen Anwälte nur 60 % ihrer Arbeitszeit mit tatsächlicher Mandatsarbeit. Die restlichen 40 % gehen für Verwaltung drauf: E-Mails sortieren, Dokumente suchen, Termine koordinieren, Rechnungen erstellen, interne Abstimmungen.
Bei einem Anwalt mit 220 Arbeitstagen und 9 Stunden pro Tag sind das 792 Stunden pro Jahr für Verwaltung. Bei einem Stundensatz von 200 € entspricht das 158.400 € pro Anwalt — an entgangenem Umsatz oder verschwendeter Kapazität.
Multiplizieren Sie das mit der Anzahl Ihrer Anwälte, und Sie sehen das Ausmaß.
Die fünf größten Zeitfresser — und was Sie dagegen tun können
1. E-Mail-Management: 2–3 Stunden täglich
Der offensichtlichste Zeitfresser. Partner berichten regelmäßig, dass sie morgens eine Stunde brauchen, um den Posteingang zu sichten, tagsüber ständig zwischen Mandatsarbeit und E-Mail hin- und herspringen und abends nochmals ausstehende Nachrichten bearbeiten.
Das Problem ist nicht das Medium E-Mail — es ist das Fehlen von Struktur. Wenn jede E-Mail gleich behandelt wird (egal ob Mandantenanfrage, Newsletter oder interne Frage), bleibt die Priorisierung an der teuersten Ressource hängen: dem Partner.
In unserem Artikel zu 7 Strategien gegen E-Mail-Flut beschreiben wir konkrete Maßnahmen — von einfachen Filterregeln bis zur vollständigen Automation.
Einsparpotenzial: 40–70 % der E-Mail-Zeit durch strukturierten Intake und automatisches Routing.
2. Dokumentensuche: 30–60 Minuten täglich
Wo war nochmal der letzte Entwurf des Kaufvertrags? Auf dem Server? In der Cloud? Als E-Mail-Anhang? In welcher Version?
Anwälte verbringen erstaunlich viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten, die eigentlich vorhanden sind — nur eben nicht dort, wo man sie erwartet. Laut einer Studie von McKinsey verbringen Wissensarbeiter 19 % ihrer Arbeitszeit mit Suchen und Sammeln von Informationen.
Was hilft:
- Einheitliche Ordnerstruktur: Ein verbindliches Schema, das jeder kennt und nutzt (z.B.
/Mandant/Jahr/Rechtsgebiet/Dokumenttyp) - Konsistente Benennung:
20260208_Kaufvertrag_Mueller_v3.docxstattVertrag_final_final2.docx - Volltextsuche: Kanzleisoftware mit Suchfunktion, die auch Dokumentinhalte durchsucht — nicht nur Dateinamen
Einsparpotenzial: 50–80 % der Suchzeit durch konsequente Namenskonvention und Suchtools.
3. Rechnungsstellung: 2–4 Stunden pro Woche
Der Klassiker: Monatsende, die Rechnungen müssen raus. Partner sitzen am Freitagnachmittag und rekonstruieren Zeitaufwände aus dem Gedächtnis, weil sie die Zeiterfassung nicht zeitnah gepflegt haben.
Das Ergebnis: Rechnungen, die zu niedrig ausfallen (vergessene Stunden), zu spät rausgehen (Cash-Flow-Problem) oder Fehler enthalten (Nacharbeit + schlechter Eindruck beim Mandanten).
Was hilft:
- Tägliche Zeiterfassung: Konsequent am Ende jedes Tages, nicht am Monatsende. 5 Minuten täglich statt 3 Stunden monatlich
- Automatische Rechnungserstellung: Aus erfassten Zeiten direkt Rechnungsentwürfe generieren lassen
- Zahlungserinnerungen: Automatisch nach 14, 30 und 45 Tagen — statt manuell hinterhertelefonieren
Einsparpotenzial: 60–80 % der Rechnungsstellungszeit. Bonus: Rechnungen gehen schneller raus = besserer Cash-Flow.
4. Terminkoordination: 30–60 Minuten täglich
Der Ping-Pong-Effekt: „Passt Ihnen Dienstag?" — „Nein, wie wäre Mittwoch?" — „Da habe ich einen Gerichtstermin, Donnerstag?" — „Da ist der Partner nicht verfügbar." Drei E-Mails, fünf Kalenderprüfungen, 20 Minuten — für einen einzigen Termin.
Was hilft:
- Online-Terminbuchung: Tools wie Calendly oder Cal.com zeigen verfügbare Slots direkt an. Der Mandant wählt, der Termin steht — ohne Ping-Pong
- Automatische Erinnerungen: 24h und 1h vor dem Termin. Reduziert No-Shows um 30–50 %
- Kalenderintegration: Termine automatisch in allen relevanten Kalendern (Partner + Mandant + ggf. Konferenzraum)
Einsparpotenzial: 80–90 % der Koordinationszeit für Standardtermine. Komplexe Termine (mehrere Parteien, Gerichtstermine) bleiben manuell.
5. Interne Abstimmungen: 30–60 Minuten täglich
Kurze Frage an den Kollegen: „Hast du den Fall Müller schon weiterbearbeitet?" Antwort drei Stunden später. In der Zwischenzeit: Erinnerungs-E-Mail, kurzer Gang ins Büro (Kollege nicht da), Slack-Nachricht.
Interne Kommunikation ist notwendig — aber der Aufwand pro Abstimmung ist oft unverhältnismäßig, weil die Informationen nicht zentral verfügbar sind.
Was hilft:
- Zentrale Mandatsübersicht: Ein Ort, an dem jeder sehen kann, wo ein Fall steht — ohne nachfragen zu müssen
- Asynchrone Updates: Tägliches 5-Minuten-Update statt spontaner Unterbrechungen
- Klare Zuständigkeiten: Wenn bei jedem Vorgang klar ist, wer verantwortlich ist, entfallen 80 % der „Wer kümmert sich um...?"-Fragen
Einsparpotenzial: 40–60 % der Abstimmungszeit durch transparente Status-Übersichten.
Die Gesamtrechnung: Was Verwaltungszeit Ihre Kanzlei kostet
Für eine Kanzlei mit 10 Anwälten (Durchschnitt 220 €/h):
| Zeitfresser | Zeit/Anwalt/Tag | Anwälte | Arbeitstage | Stundensatz | Jährliche Kosten |
|---|---|---|---|---|---|
| E-Mail-Management | 2,5h | 10 | 220 | 220 € | 1.210.000 € |
| Dokumentensuche | 0,75h | 10 | 220 | 220 € | 363.000 € |
| Rechnungsstellung | 0,5h | 10 | 220 | 220 € | 242.000 € |
| Terminkoordination | 0,75h | 10 | 220 | 220 € | 363.000 € |
| Interne Abstimmung | 0,5h | 10 | 220 | 220 € | 242.000 € |
| Gesamt | 5h | 2.420.000 € |
Selbst wenn nur 30 % davon realistisch eingespart werden können, reden wir über 726.000 € pro Jahr an freigesetzter Kapazität — Kapazität, die für abrechenbare Mandatsarbeit oder Akquise genutzt werden kann.
Wo anfangen? Die Priorisierungs-Matrix
Nicht alles auf einmal. Die Faustregel: Höchste Zeitersparnis × geringstes Umsetzungsrisiko = erster Hebel.
| Maßnahme | Zeitersparnis | Umsetzungsaufwand | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Automatische Eingangsbestätigung | Mittel | 1 Stunde | Sofort |
| E-Mail-Filterregeln | Hoch | 2–4 Stunden | Diese Woche |
| Online-Terminbuchung | Hoch | 1 Tag | Diese Woche |
| Einheitliche Ordnerstruktur | Hoch | 1–2 Wochen | Diesen Monat |
| Automatische Rechnungserstellung | Hoch | 2–4 Wochen | Dieses Quartal |
| Vollständige Workflow-Automation | Sehr hoch | 3–6 Wochen | Nach Einzelmaßnahmen |
Der Fehler, den die meisten Kanzleien machen: Sie überlegen monatelang, ob sie „die Digitalisierung" angehen sollen — und tun dann nichts, weil das Gesamtprojekt zu groß erscheint.
Besser: Eine Maßnahme pro Woche. Eingangsbestätigung am Montag. Filterregeln am nächsten Montag. Terminbuchung in der Woche darauf. Nach einem Monat haben Sie 20 % Ihrer Verwaltungszeit zurück — ohne Großprojekt.
Der versteckte Gewinn: Was Sie mit der gewonnenen Zeit machen
Zeit zu sparen ist nur die halbe Gleichung. Die andere Hälfte: Was tun Sie mit den gewonnenen Stunden?
Drei Optionen:
- Mehr abrechenbare Stunden: Direkte Umsatzsteigerung. 2 Stunden/Tag × 220 € × 220 Tage = 96.800 € pro Anwalt.
- Bessere Mandantenbetreuung: Gleiche Stunden, aber intensivere Betreuung = höhere Mandantenbindung = mehr Folgemandate.
- Business Development: Vorträge, Netzwerken, Fachartikel — die Investition, die langfristig die Pipeline füllt, aber für die im Alltag nie Zeit ist.
Die meisten erfolgreichen Kanzleien nutzen eine Mischung: 50 % mehr abrechenbare Arbeit, 30 % bessere Betreuung, 20 % Akquise.
So starten Sie konkret
Heute:
Schätzen Sie ehrlich: Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie persönlich mit den fünf genannten Verwaltungsaufgaben? Schreiben Sie die Zahl auf.
Diese Woche:
Setzen Sie die erste Maßnahme aus der Tabelle um — die mit dem geringsten Aufwand. Nicht perfekt, sondern funktionierend.
In 30 Tagen:
Vergleichen Sie: Hat sich etwas verändert? Wenn ja — nächste Maßnahme. Wenn nein — analysieren Sie, woran es lag.
Wenn Sie feststellen, dass die manuellen Maßnahmen nicht ausreichen und Sie über systematische Prozessoptimierung nachdenken: Schauen Sie sich an, was unsere Leistungen in diesem Bereich umfassen, oder sprechen Sie uns direkt an für eine unverbindliche Einschätzung.