"Wer hat nächste Woche noch Kapazität?" - eine Frage, die in vielen Dienstleister-Teams zu hektischem Spreadsheet-Öffnen führt. Kapazitätsplanung muss nicht kompliziert sein. Aber sie braucht klare Daten und einen einfachen Prozess.
Was Kapazitätsplanung leisten muss
Drei Fragen muss eine gute Kapazitätsplanung beantworten:
- Wer ist verfügbar? (Nicht im Urlaub, nicht ausgelastet)
- Wann wird es eng? (Vorausschau auf 2-4 Wochen)
- Passt das neue Projekt? (Realistische Einschätzung vor Zusage)
Mehr braucht es nicht. Alles darüber hinaus ist nice-to-have.
Die Datengrundlage
Kapazitätsplanung funktioniert nur mit verlässlichen Inputs:
Verfügbare Kapazität pro Person
- Wochenstunden minus Urlaub, Krankheit, interne Arbeit
- Realistisch: 60-70% der Arbeitszeit sind verplanbar, der Rest ist Buffer
Geplante Arbeit
- Laufende Projekte mit geschätztem Restaufwand
- Feste Termine (Meetings, Workshops, Deadlines)
Pipeline
- Wahrscheinliche Projekte (gewichtete Kapazität)
- Definitive Zusagen
Einfaches Kapazitätsmodell
Für Teams bis 15 Personen reicht oft ein einfaches Modell:
| Person | Kapazität/Woche | Geblockt | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Anna | 32h | 28h | 4h |
| Ben | 40h | 20h | 20h |
| Clara | 32h | 32h | 0h |
Update-Rhythmus: Wöchentlich, 15 Minuten im Team-Meeting.
Automatisierung der Kapazitätsplanung
Diese Daten lassen sich automatisch zusammenführen:
- Kalender-Sync: Geblockte Termine = nicht verfügbar
- PM-Tool-Integration: Zugewiesene Tasks = geplante Arbeit
- Abwesenheits-Tool: Urlaub, Krankheit automatisch berücksichtigen
Ein n8n-Workflow kann täglich die Verfügbarkeit aggregieren und in ein Dashboard (Notion, Google Sheet, Airtable) schreiben.
Engpässe erkennen
Kritische Signale:
- Auslastung > 85%: Kein Buffer für Unerwartetes
- Skill-Konzentration: Nur eine Person kann Aufgabe X - Risiko bei Ausfall
- Pipeline-Stau: Mehr Zusagen als Kapazität in den nächsten 4 Wochen
Früherkennung ermöglicht rechtzeitige Reaktion: Freelancer einbinden, Deadlines verschieben, Projekt ablehnen.
Häufige Fehler
Zu optimistische Planung: 40h Kapazität bedeutet nicht 40h verplanbare Arbeit. Realistische Planung rechnet mit 70%.
Keine Vorausschau: Wer nur die aktuelle Woche sieht, wird von der nächsten überrascht. Minimum: 4 Wochen Vorausschau.
Statische Planung: Kapazität verändert sich. Wöchentliches Update ist Pflicht.
Tools und Setups
Für kleine Teams (5-10 Personen):
- Google Sheet oder Notion-Datenbank
- Manuelles Update, wöchentlich
Für mittlere Teams (10-25 Personen):
- Spezialisiertes Tool (Forecast, Float, Resource Guru)
- Integration mit PM-Tool und Kalender
Die Tool-Wahl ist zweitrangig - wichtiger ist der Prozess.
Kapazitätsplanung starten
- Baseline erfassen: Wie viel Kapazität hat jede Person? (Ehrlich sein)
- Aktuelle Auslastung messen: Was ist schon verplant?
- Wöchentlichen Rhythmus einführen: 15 Minuten Review reichen
- Vorausschau etablieren: Mindestens 4 Wochen
Wenn Sie Ihre Kapazitätsplanung systematisieren möchten, können wir gemeinsam prüfen, welche Datenquellen und Automatisierungen bei Ihnen sinnvoll sind. Gespräch vereinbaren
Weiterführende Ressourcen: Machen Sie den kostenlosen Digitalisierungs-Check und erfahren Sie in 3 Minuten, wie digital Ihre Kanzlei wirklich ist. Mehr dazu in unserem Leitfaden Digitale Kanzlei 2026 und im Kanzleisoftware-Vergleich.