Warum Follow-ups in Kanzleien nicht „Sales“ sind

In der Praxis ist Follow-up kein Verkaufen, sondern Prozesshygiene:

  • Mandanten haben Fragen offen,
  • Dokumente fehlen,
  • Fristen sind unklar,
  • Zuständigkeiten wechseln.

Ohne Follow-up wird Intake zur Inbox. Mit Follow-up wird Intake zu einem Statusmodell.

Das 3-Stufen-Playbook (Copy/Paste)

1) 24h - Klärung + nächster Schritt

Ziel: Einordnen, kategorisieren, fehlende Info holen.

Textbaustein (E-Mail):

Betreff: Ihre Anfrage - kurze Rückfrage

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Damit wir korrekt einordnen können: Betrifft es [Kategorie] und gibt es eine Frist/Deadline?

Wenn Sie möchten, nennen Sie kurz 1-2 Eckdaten (z. B. Datum des Ereignisses). Danach schlagen wir den nächsten Schritt vor.

2) 48h - Erinnerung + klare Option

Ziel: Reaktion auslösen ohne Druck.

Textbaustein:

Betreff: Erinnerung zu Ihrer Anfrage vom [Datum]

Kurze Erinnerung: Uns fehlt noch [fehlende Info], um den nächsten Schritt vorzuschlagen.

Wenn sich das Thema erledigt hat, genügt eine kurze Rückmeldung - dann schließen wir die Anfrage.

3) 5 Tage - Abschluss + Archiv-Regel

Ziel: Inbox sauber halten.

Textbaustein:

Betreff: Abschluss Ihrer Anfrage

Wir haben keine Rückmeldung erhalten und archivieren die Anfrage vorerst.

Wenn das Thema weiterhin relevant ist, antworten Sie einfach auf diese E-Mail - dann nehmen wir es wieder auf.

Stop-Regeln (damit Follow-ups nicht nerven)

  • Stop sofort, wenn Mandant antwortet (Status wechseln)
  • Stop, wenn „nicht relevant / kein Interesse“
  • Stop, wenn rechtlich/organisatorisch nicht passend (mit kurzer, respektvoller Abschlussnotiz)

Statusmodell: Wo Follow-ups hingehören

Das funktioniert nur mit Status + Owner.

Minimal-Status (zum Kopieren):

  • Neu
  • Qualifizierung
  • Rückfragen offen
  • Termin geplant
  • Angenommen / Abgelehnt
  • Archiv

Regel: „Rückfragen offen“ hat immer einen Timer (24h/48h/5 Tage).

KPI-Block

  • Follow-up-Quote: wie viele Fälle brauchen ein Follow-up?
  • Antwortzeit nach Follow-up: reagieren Mandanten nach 24h/48h?
  • Zeit bis Entscheidung: sinkt sie, wenn Follow-ups aktiv sind?

Nächster Schritt

Wenn ihr wollt, bauen wir das als Prozesslogik (Status + Timer + Textbausteine) so, dass niemand manuell nachhalten muss.

Startpunkt:

  • Eingangskanal(e)
  • Statusmodell
  • Owner
  • 1 KPI

Leitfaden: Lead-Intake Automatisierung

Mehr Kontext (Statusmodell, KPIs):
Intake-Routing in Kanzleien

Weiterführende Ressourcen: Unser Digitalisierungs-Check zeigt in 3 Minuten, wo Ihre Kanzlei steht. Für einen umfassenden Überblick lesen Sie unseren Leitfaden Digitale Kanzlei 2026 oder den Kanzleisoftware-Vergleich 2026.