Warum Follow-ups in Kanzleien nicht „Sales“ sind
In der Praxis ist Follow-up kein Verkaufen, sondern Prozesshygiene:
- Mandanten haben Fragen offen,
- Dokumente fehlen,
- Fristen sind unklar,
- Zuständigkeiten wechseln.
Ohne Follow-up wird Intake zur Inbox. Mit Follow-up wird Intake zu einem Statusmodell.
Das 3-Stufen-Playbook (Copy/Paste)
1) 24h - Klärung + nächster Schritt
Ziel: Einordnen, kategorisieren, fehlende Info holen.
Textbaustein (E-Mail):
Betreff: Ihre Anfrage - kurze Rückfrage
Vielen Dank für Ihre Anfrage. Damit wir korrekt einordnen können: Betrifft es [Kategorie] und gibt es eine Frist/Deadline?
Wenn Sie möchten, nennen Sie kurz 1-2 Eckdaten (z. B. Datum des Ereignisses). Danach schlagen wir den nächsten Schritt vor.
2) 48h - Erinnerung + klare Option
Ziel: Reaktion auslösen ohne Druck.
Textbaustein:
Betreff: Erinnerung zu Ihrer Anfrage vom [Datum]
Kurze Erinnerung: Uns fehlt noch [fehlende Info], um den nächsten Schritt vorzuschlagen.
Wenn sich das Thema erledigt hat, genügt eine kurze Rückmeldung - dann schließen wir die Anfrage.
3) 5 Tage - Abschluss + Archiv-Regel
Ziel: Inbox sauber halten.
Textbaustein:
Betreff: Abschluss Ihrer Anfrage
Wir haben keine Rückmeldung erhalten und archivieren die Anfrage vorerst.
Wenn das Thema weiterhin relevant ist, antworten Sie einfach auf diese E-Mail - dann nehmen wir es wieder auf.