Dokumentation als System: Templates, die Delivery-Teams wirklich nutzen

Warum Dokumentation in Teams scheitert

Dokumentation scheitert nicht an „fehlendem Willen". Sie scheitert an:

• Zu viel Freitext ohne Struktur
• Keine Templates, die man ausfüllen kann
• Keine feste Routine
• Kein klarer Owner

Wenn ihr Delivery skalieren wollt, braucht ihr ein System, nicht „mehr Doku". Dieses System besteht aus drei Templates und einer 15-Minuten-Routine.

Das Problem mit „Schreib mal auf, wie das funktioniert"

Der typische Ablauf: Jemand baut einen Workflow. Er funktioniert. Wochen später fragt jemand anders: „Wie funktioniert das nochmal?" Die Antwort: „Steht irgendwo in Confluence" oder „Frag mal den Kollegen."

Warum das teuer ist:

• Wissenstransfer kostet Zeit (jedes Mal neu)
• Bei Ausfall fehlt die Dokumentation
• Neue Mitarbeiter brauchen Wochen statt Tage

Die Lösung: Nicht mehr Dokumentation, sondern die richtige Struktur.

Template 1: Runbook (Copy/Paste)

Das Runbook ist eure „Erste Hilfe"-Anleitung. Es beantwortet: Was tun, wenn dieser Workflow nicht funktioniert?

# Runbook: [Workflow-Name]

## Zweck
[1 Satz: Was macht dieser Workflow?]

## Trigger
- Eingang: [z.B. neue E-Mail in Postfach X]
- Timing: [z.B. alle 15 Minuten, bei Event]

## Output
- Wohin: [z.B. CRM-Eintrag, Slack-Nachricht]
- Format: [z.B. JSON, formatierte Nachricht]

## Verantwortlich
- Owner: [Name + Kontakt]
- Stellvertretung: [Name + Kontakt]

## Häufigste Fehler (Top 3)
1. [Fehler]: [Lösung]
2. [Fehler]: [Lösung]
3. [Fehler]: [Lösung]

## Monitoring
- Alert: [Wo erscheint der Alert?]
- Dashboard: [Link]

## Weiterführend
- Detaildoku: [Link]
- Letzte Änderung: [Datum]

Regel: Jeder produktive Workflow braucht ein Runbook. Kein Runbook = nicht produktionsreif.

Template 2: Prozess-Steckbrief

Der Steckbrief ist für Business-Stakeholder. Er beantwortet: Was ist das, wer ist verantwortlich, was sind die Regeln?

# Prozess: [Name]

## Übersicht
- Start: [Trigger/Auslöser]
- Ende: [Endzustand/Output]
- Durchlaufzeit: [Ziel-SLA]

## Status-Modell
| Status | Bedeutung | Max. Dauer |
|--------|-----------|------------|
| Neu | Eingegangen | 4h |
| In Bearbeitung | Wird bearbeitet | 24h |
| Wartet | Externe Abhängigkeit | 72h |
| Abgeschlossen | Fertig | - |

## Verantwortlichkeiten (RACI)
| Aktivität | Responsible | Accountable | Consulted | Informed |
|-----------|-------------|-------------|-----------|----------|
| Eingang | Intake | Partner | - | Team |
| Bearbeitung | Team | Partner | Mandant | Intake |

## SLAs
- Erstreaktion: [z.B. 4h]
- Durchlauf: [z.B. 48h]
- Eskalation: [Wann an wen?]

## KPIs
- [KPI 1]: [Zielwert]
- [KPI 2]: [Zielwert]

Template 3: Übergabe-Dokument

Das Übergabe-Dokument braucht ihr bei Personalwechsel oder wenn ein Externer übernimmt.

# Übergabe: [System/Workflow]

## Architektur
[2-3 Sätze: Was sind die Hauptkomponenten?]

## Zugänge & Secrets
| System | Zugang | Wo verwaltet |
|--------|--------|--------------|
| n8n | Admin | 1Password Vault X |
| API | Service Account | .env auf Server Y |

## Edge Cases
1. [Situation]: [Wie damit umgehen]
2. [Situation]: [Wie damit umgehen]

## Rollback
[Wie stellt man den vorherigen Zustand wieder her?]

## Testfälle
1. [Testfall]: [Erwartetes Ergebnis]
2. [Testfall]: [Erwartetes Ergebnis]

Die 15-Minuten-Routine

Dokumentation stirbt, wenn sie nicht gepflegt wird. Diese Routine hält sie am Leben:

Wöchentlich (15 Min):

• Runbooks durchgehen: Stimmen die Kontakte noch?
• Offene Fragen notieren
• Eine Sache aktualisieren

Bei jedem Release:

• Runbook aktualisieren
• Changelog eintragen
• Testfälle prüfen

Quartalsweise (1h):

• Alle Runbooks auf Vollständigkeit prüfen
• Veraltete Doku archivieren
• Lücken identifizieren

KPIs für Dokumentation

Nächster Schritt

Startet mit Template 1 für eure wichtigsten 3 Workflows. Wenn die Runbooks stehen, erweitert auf Prozess-Steckbriefe für Business-Stakeholder.

→ Leitfaden: Automatisierung für professionelle Dienstleister