Das Anti-Pattern: Viele Tools, wenig Betrieb
Wenn Automatisierung „nicht funktioniert", ist es oft kein Technikproblem. Es ist fehlende Systemlogik: kein Owner, kein Status, keine Releases, keine Messung. Das Ergebnis: Eine Sammlung von Tools, die niemand wirklich betreibt.
Das typische Szenario
Eine Kanzlei startet mit Automatisierung. Am Anfang läuft alles gut: Ein paar Zapier-Workflows hier, ein bisschen Make dort, vielleicht noch n8n für die komplexeren Sachen.
6 Monate später:
- 15 Workflows in 3 verschiedenen Tools
- Niemand weiß genau, was alles läuft
- Ein Workflow ist seit Wochen kaputt – hat niemand bemerkt
- Änderungen werden „mal eben schnell" gemacht
Das ist keine Automatisierung. Das ist eine tickende Zeitbombe.
9 Regeln für echte Workflow-Systeme
Regel 1: Erst 1 Workflow produktiv, dann skalieren
Nicht 5 Workflows gleichzeitig starten. Einen richtig machen: Mit Owner, Monitoring, Dokumentation. Erst wenn der läuft, den nächsten.
Warum: Parallele Einführung bedeutet parallele Probleme. Und niemand hat Zeit, 5 brennende Workflows gleichzeitig zu löschen.
Regel 2: Owner + Stellvertretung pro Prozess
Jeder Workflow hat einen fachlichen Owner und eine Stellvertretung. Kein Owner = kein produktiver Workflow.
Warum: Ohne Owner gibt es niemanden, der Entscheidungen trifft. Ohne Stellvertretung steht alles still bei Urlaub oder Krankheit.
Regel 3: Statusmodell statt Inbox
Nicht „liegt in der Inbox", sondern klare Status: Neu → In Bearbeitung → Wartet → Erledigt. Jeder Status hat eine maximale Verweildauer.
Warum: Eine volle Inbox sagt nichts aus. Ein Statusmodell zeigt sofort, wo es hakt.
Regel 4: 1 KPI pro Workflow
Jeder Workflow hat genau eine Messgröße, die zeigt, ob er funktioniert. Nicht 10 Metriken – eine.
Beispiele:
- Intake-Workflow: Zeit bis Erstreaktion
- Dokumenten-Workflow: Fehlerquote
- Reporting-Workflow: Pünktlichkeit
Warum: Was nicht gemessen wird, wird nicht verbessert. Aber zu viele Metriken bedeutet keine Fokussierung.
Regel 5: Releases statt stille Changes
Änderungen an produktiven Workflows sind Releases. Mit Datum, Changelog, Testfall. Keine „mal eben schnell"-Anpassungen.
Warum: Stille Changes sind die Hauptursache für unerklärliche Fehler. „Das hat doch letzte Woche noch funktioniert" – ja, weil jemand was geändert hat.
Regel 6: Monitoring minimal aber verbindlich
Nicht jede Metrik überwachen, aber die wichtigen: Läuft der Workflow? Gibt es Fehler? Wie lange dauert er?
Minimal-Setup:
- Alert bei Fehler
- Alert bei ungewöhnlicher Laufzeit
- Täglicher Health-Check
Warum: Ohne Monitoring erfahrt ihr von Problemen durch verärgerte Mandanten – zu spät.
Regel 7: Datenchecks an der Quelle
Daten validieren, bevor sie in den Workflow kommen. Nicht mittendrin feststellen, dass das Pflichtfeld leer ist.
Warum: Garbage in, garbage out. Je früher ihr schlechte Daten abfangt, desto weniger Aufwand im Fehlerfall.
Regel 8: Fehlerpfad (Dead-Letter) definiert
Was passiert, wenn ein Datensatz nicht verarbeitet werden kann? Nicht einfach verschwinden lassen. Dead-Letter-Queue + Benachrichtigung.
Warum: Verlorene Daten sind verlorene Mandanten. Oder schlimmer: Compliance-Verstöße.
Regel 9: Dokumentation als Übergabe-Asset
Dokumentation nicht für die Schublade, sondern für den Ernstfall: Übergabe, Vertretung, Onboarding. Runbook + Prozess-Steckbrief.
Warum: Wissen im Kopf einer Person ist ein Single Point of Failure.
Der 30-Sekunden-Test
Könnt ihr diese 3 Fragen für jeden produktiven Workflow beantworten?
- Wer ist der Owner? (Name, nicht „das Team")
- Was ist der aktuelle Status? (Läuft, Fehler, Wartung)
- Woran messen wir Erfolg? (Der eine KPI)
Wenn nicht → Ihr seid im Tool-Chaos.
KPIs für Workflow-Systeme
| KPI | Zielwert | Warnsignal |
|---|---|---|
| Produktive Workflows | Qualität vor Quantität | >10 ohne dediziertes Team |
| Owner-Abdeckung | 100% | <90% |
| Runbook-Abdeckung | 100% | <80% |
| MTTA (Mean Time to Acknowledge) | <1h | >4h |
| MTTR (Mean Time to Resolve) | <4h | >24h |
Von der Tool-Sammlung zum System
Der Unterschied zwischen „wir haben Tools" und „wir haben ein System":
| Tool-Sammlung | System |
|---|---|
| Niemand weiß, was alles läuft | Inventar aller Workflows |
| Änderungen „mal eben schnell" | Release-Prozess |
| Probleme durch Mandanten-Feedback | Proaktives Monitoring |
| Wissen in Köpfen | Dokumentation |
| Jeder macht seins | Klare Ownership |
Nächster Schritt
Fangt mit einem Workflow an. Macht ihn richtig: Owner, KPI, Monitoring, Doku. Wenn der läuft, den nächsten. Nicht umgekehrt.