Konfliktprüfung ist wichtig – aber darf Intake nicht lahmlegen
Viele Teams machen Konfliktprüfung zu früh oder zu schwer. Das Ergebnis: Intake blockiert, Status ist unklar, und Leads versanden. Die Lösung ist ein zweistufiger Prozess, der Sicherheit bietet ohne den Vertrieb zu bremsen.
Das typische Problem
Eine Anfrage kommt rein. Bevor irgendetwas passiert, muss die Konfliktprüfung durch. Das dauert 2-3 Tage, weil:
- Der zuständige Partner gerade im Termin ist
- Die Gegenpartei noch nicht bekannt ist
- Das System eine vollständige Prüfung erzwingt
In der Zwischenzeit hat der Interessent drei andere Kanzleien kontaktiert – und eine davon hat schon geantwortet.
Das Kernproblem: Komplette Konfliktprüfung VOR dem ersten Kontakt ist oft unnötig und immer teuer.
Copy/Paste: Das 2-Stufen-Modell
Stufe 1: Schnelle Vorprüfung (5 Minuten)
Trigger: Neue Anfrage eingegangen
Benötigte Daten:
- Name des Interessenten
- Gegenpartei (falls bereits bekannt)
- Grobe Kategorie (Arbeitsrecht, M&A, Streit, etc.)
Prüfung:
- Direkter Namensabgleich in der Mandantendatenbank
- Bekannte Gegenparteien aus laufenden Verfahren
- Offensichtliche Branchenkonflikte
Output:
- ✅ OK → Weiter zu Intake-Gespräch
- ❓ Rückfrage → Klärung nötig, aber Kontakt erlaubt
- ⛔ Stop → Kein Kontakt, Partner entscheidet
Zeitvorgabe: Innerhalb von 4 Stunden, idealerweise 30 Minuten.
Stufe 2: Vollständige Prüfung (vor Mandatsannahme)
Trigger: Mandatsannahme steht bevor
Benötigte Daten:
- Vollständige Parteien (inkl. Gesellschafter, Vertreter)
- Verbundene Unternehmen
- Alle bekannten Gegenparteien
- Aktenbezug zu ähnlichen Mandaten
Prüfung:
- Tiefe Datenbanksuche mit Fuzzy-Matching
- Prüfung verbundener Unternehmen
- Historische Mandate (auch abgeschlossene)
Output: Dokumentierte Freigabe oder begründete Ablehnung
Statusmodell für den Intake-Prozess
| Status | Owner | Regel | Eskalation |
|---|---|---|---|
| Konflikt_Vorprüfung | Intake-Team | Max. 4h | Auto-Reminder nach 2h |
| Rückfrage_offen | Intake-Team | Follow-up alle 24h | Nach 3 Tagen zu Partner |
| Konfliktfrei_Stufe1 | Intake-Team | Weiter zu Termin | - |
| Konfliktprüfung_voll | Compliance | Vor Mandatsannahme | Parallel zu Onboarding |
| Konflikt_bestätigt | Partner | Absage + Dokumentation | - |
Wichtig: Stufe-1-Freigabe reicht für Erstgespräch und Beratung. Erst bei Mandatsannahme braucht ihr Stufe 2.
Automatisierung: Was sich lohnt
Sofort automatisierbar:
- Namensabgleich gegen Mandantenliste
- Trigger für Reminder und Eskalation
- Status-Updates an alle Beteiligten
Teilweise automatisierbar:
- Fuzzy-Matching bei ähnlichen Namen
- Prüfung verbundener Unternehmen (benötigt Datenquelle)
Manuell bleibt:
- Finale Entscheidung bei unklaren Fällen
- Dokumentation der Begründung
KPIs für die Konfliktprüfung
| KPI | Zielwert | Was er zeigt |
|---|---|---|
| Zeit bis Vorprüfung | <4h | Wie schnell Leads Feedback bekommen |
| Anteil Stufe-2-Stops | <5% | Qualität der Vorprüfung |
| Eskalationsquote | <10% | Klarheit des Prozesses |
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Alles in Stufe 1 prüfen
→ Verlangsamt Intake unnötig. Stufe 1 ist ein Schnellcheck, kein vollständiges Audit.
Fehler 2: Keine Zeitvorgaben
→ Ohne Deadlines versandet die Prüfung. Klare SLAs sind Pflicht.
Fehler 3: Partner als Bottleneck
→ Partner sollten nur bei echten Konflikten entscheiden, nicht bei jedem Lead.
Nächster Schritt
Konfliktprüfung muss sicher sein – aber nicht den Vertrieb zerstören. Mit dem 2-Stufen-Modell bekommt ihr beides: Compliance und schnelle Reaktionszeiten.