Konfliktprüfung ist wichtig - aber darf Intake nicht lahmlegen

Viele Teams machen Konfliktprüfung zu früh oder zu schwer. Das Ergebnis: Intake blockiert, Status ist unklar, und Leads versanden. Die Lösung ist ein zweistufiger Prozess, der Sicherheit bietet ohne den Vertrieb zu bremsen.

Das typische Problem

Eine Anfrage kommt rein. Bevor irgendetwas passiert, muss die Konfliktprüfung durch. Das dauert 2-3 Tage, weil:

  • Der zuständige Partner gerade im Termin ist
  • Die Gegenpartei noch nicht bekannt ist
  • Das System eine vollständige Prüfung erzwingt

In der Zwischenzeit hat der Interessent drei andere Kanzleien kontaktiert - und eine davon hat schon geantwortet.

Das Kernproblem: Komplette Konfliktprüfung VOR dem ersten Kontakt ist oft unnötig und immer teuer.

Copy/Paste: Das 2-Stufen-Modell

Stufe 1: Schnelle Vorprüfung (5 Minuten)

Trigger: Neue Anfrage eingegangen

Benötigte Daten:

  • Name des Interessenten
  • Gegenpartei (falls bereits bekannt)
  • Grobe Kategorie (Arbeitsrecht, M&A, Streit, etc.)

Prüfung:

  • Direkter Namensabgleich in der Mandantendatenbank
  • Bekannte Gegenparteien aus laufenden Verfahren
  • Offensichtliche Branchenkonflikte

Output:

  • ✅ OK → Weiter zu Intake-Gespräch
  • ❓ Rückfrage → Klärung nötig, aber Kontakt erlaubt
  • ⛔ Stop → Kein Kontakt, Partner entscheidet

Zeitvorgabe: Innerhalb von 4 Stunden, idealerweise 30 Minuten.

Stufe 2: Vollständige Prüfung (vor Mandatsannahme)

Trigger: Mandatsannahme steht bevor

Benötigte Daten:

  • Vollständige Parteien (inkl. Gesellschafter, Vertreter)
  • Verbundene Unternehmen
  • Alle bekannten Gegenparteien
  • Aktenbezug zu ähnlichen Mandaten

Prüfung:

  • Tiefe Datenbanksuche mit Fuzzy-Matching
  • Prüfung verbundener Unternehmen
  • Historische Mandate (auch abgeschlossene)

Output: Dokumentierte Freigabe oder begründete Ablehnung

Statusmodell für den Intake-Prozess

Status Owner Regel Eskalation
Konflikt_Vorprüfung Intake-Team Max. 4h Auto-Reminder nach 2h
Rückfrage_offen Intake-Team Follow-up alle 24h Nach 3 Tagen zu Partner
Konfliktfrei_Stufe1 Intake-Team Weiter zu Termin -
Konfliktprüfung_voll Compliance Vor Mandatsannahme Parallel zu Onboarding
Konflikt_bestätigt Partner Absage + Dokumentation -

Wichtig: Stufe-1-Freigabe reicht für Erstgespräch und Beratung. Erst bei Mandatsannahme braucht ihr Stufe 2.

Automatisierung: Was sich lohnt

Sofort automatisierbar:

  • Namensabgleich gegen Mandantenliste
  • Trigger für Reminder und Eskalation
  • Status-Updates an alle Beteiligten

Teilweise automatisierbar:

  • Fuzzy-Matching bei ähnlichen Namen
  • Prüfung verbundener Unternehmen (benötigt Datenquelle)

Manuell bleibt:

  • Finale Entscheidung bei unklaren Fällen
  • Dokumentation der Begründung

KPIs für die Konfliktprüfung

KPI Zielwert Was er zeigt
Zeit bis Vorprüfung <4h Wie schnell Leads Feedback bekommen
Anteil Stufe-2-Stops <5% Qualität der Vorprüfung
Eskalationsquote <10% Klarheit des Prozesses

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Alles in Stufe 1 prüfen
→ Verlangsamt Intake unnötig. Stufe 1 ist ein Schnellcheck, kein vollständiges Audit.

Fehler 2: Keine Zeitvorgaben
→ Ohne Deadlines versandet die Prüfung. Klare SLAs sind Pflicht.

Fehler 3: Partner als Bottleneck
→ Partner sollten nur bei echten Konflikten entscheiden, nicht bei jedem Lead.

Nächster Schritt

Konfliktprüfung muss sicher sein - aber nicht den Vertrieb zerstören. Mit dem 2-Stufen-Modell bekommt ihr beides: Compliance und schnelle Reaktionszeiten.

→ Leitfaden: Lead-Intake Automatisierung

Weiterführende Ressourcen: Machen Sie den kostenlosen Digitalisierungs-Check und erfahren Sie in 3 Minuten, wie digital Ihre Kanzlei wirklich ist. Mehr dazu in unserem Leitfaden Digitale Kanzlei 2026 und im Kanzleisoftware-Vergleich.