Warum Governance nicht „Bürokratie" ist
Ohne klare Regeln passieren zwei Dinge:
- Änderungen passieren ad-hoc, weil niemand weiß, wer entscheidet
- Niemand fühlt sich verantwortlich, wenn etwas schiefgeht
In Kanzleien ist das besonders teuer: Ein fehlerhafter Workflow kann Fristen verpassen, Mandanten verärgern oder Compliance-Verstöße verursachen. Die Lösung ist keine 50-seitige Policy, sondern ein minimales Framework, das in der Praxis funktioniert.
Das Problem mit „informeller" Governance
Die meisten Kanzleien starten ohne formale Governance. Das funktioniert bei 1-2 einfachen Workflows. Aber sobald mehrere Prozesse produktiv laufen, entstehen typische Probleme:
Symptom 1: Der Workflow-Owner ist im Urlaub
Niemand weiß, wie der Prozess funktioniert. Kleine Änderungen werden aufgeschoben. Fehler bleiben unbemerkt.
Symptom 2: Zu viele Köche
Jeder Partner hat „kleine Anpassungen". Nach 6 Monaten ist der Workflow ein Flickenteppich, den niemand mehr versteht.
Symptom 3: Änderungen ohne Test
„Das ist nur eine kleine Anpassung" – bis der Workflow für 200 Mandanten falsche E-Mails verschickt.
Copy/Paste: Minimales Rollenmodell
Für jeden produktiven Workflow braucht ihr genau vier Rollen:
| Rolle | Verantwortung | Zeitaufwand |
|---|---|---|
| Owner (fachlich) | Entscheidet, WAS der Workflow tun soll | 1-2h/Monat |
| Maintainer (technisch) | Setzt um, betreibt, monitort | 2-4h/Monat |
| Stellvertretung | Übernimmt bei Ausfall/Urlaub | Nach Bedarf |
| Reviewer | Freigabe bei kritischen Änderungen | Nach Bedarf |
Wichtig: Eine Person kann mehrere Rollen haben. In kleinen Kanzleien ist der Owner oft auch Reviewer. Aber: Owner und Maintainer sollten getrennt sein – sonst fehlt die fachliche Kontrolle.
Copy/Paste: Change-Prozess in 5 Schritten
Jede Änderung an einem produktiven Workflow durchläuft diese Schritte:
1. Change-Request (1 Absatz)
Was soll geändert werden und warum? Kein Roman, ein Absatz reicht.
2. Risiko-Einstufung
- Low: Textänderungen, neue Benachrichtigungen
- Medium: Neue Felder, geänderte Logik
- High: Datenquellen, Integrationen, Lösch-Operationen
3. Testfälle (mindestens 3)
- Happy Path: Funktioniert der Normalfall?
- Edge Case: Was passiert bei unvollständigen Daten?
- Rollback: Lässt sich die Änderung rückgängig machen?
4. Deploy-Fenster
Wann wird die Änderung eingespielt? Nicht Freitag 17 Uhr.
5. Rollback-Plan
Wie kommt ihr zur vorherigen Version zurück?
Regel: High-Risk Changes immer mit Review durch eine zweite Person.
KPIs für Workflow-Governance
Diese drei Metriken zeigen, ob eure Governance funktioniert:
| KPI | Zielwert | Warnsignal |
|---|---|---|
| Changes/Monat | 2-5 | >10 (zu viel Churn) oder 0 (niemand pflegt) |
| Hotfix-Anteil | <20% | >40% (zu wenig Testing) |
| MTTR nach Change | <4h | >24h (fehlendes Rollback) |
Wann Governance starten?
Zu früh: Wenn ihr noch experimentiert und täglich Änderungen macht.
Genau richtig: Sobald ein Workflow 2+ Wochen stabil läuft und echte Mandantendaten verarbeitet.
Zu spät: Wenn der erste Fehler passiert ist und niemand weiß, wer ihn beheben soll.
Nächster Schritt
Wenn ihr 1–2 Workflows produktiv habt, ist Governance der Unterschied zwischen „läuft irgendwie" und „funktioniert dauerhaft". Startet mit dem minimalen Rollenmodell oben und erweitert bei Bedarf.