Reporting-Automation ist kein Dashboard-Projekt
Viele Teams bauen Reports – und nutzen sie dann nicht.
Warum?
- zu viele KPIs,
- keine Definitionen,
- Daten widersprechen sich,
- niemand handelt danach.
Automatisierung hilft erst, wenn Klarheit da ist.
1) KPI-Definition (Copy/Paste)
Für jeden KPI braucht ihr:
- Name
- Formel/Definition
- Datenquelle(n)
- Aktualisierung (täglich/wöchentlich)
- Owner
- „Welche Entscheidung hängt dran?“
Beispiel:
- KPI: Antwortzeit Median
- Quelle: CRM + Mailbox
- Rhythmus: täglich
- Entscheidung: Kapazität/Schichtplan
2) Datenquellen: weniger ist mehr
Startet mit 1–2 Quellen.
Typisch:
- CRM
- Kalender
- Ticketing
- Abrechnung
Anti-Pattern: 6 Systeme „zusammenführen“, bevor die Definition steht.
3) Rhythmus: Reporting muss in eine Routine passen
- Daily: nur Operatives (SLA, Backlog)
- Weekly: Trends + Ursachen
- Monthly: Entscheidungen + Prioritäten
KPI-Block
- Anteil KPIs mit Owner
- Anteil KPIs mit definierter Entscheidung
- Report-Nutzung (wie oft wird gehandelt?)
Nächster Schritt
Wenn ihr wollt, definieren wir mit euch ein 5‑KPI Set + Datenquellen + Rhythmus – und automatisieren erst dann.