Das eigentliche Problem ist selten „KI“ – es ist Betrieb
Viele Projekte starten mit einem guten Use Case – und enden in Fehlern, Unsicherheit und Rückfall in Handarbeit.
Fast immer liegt es an denselben Grundlagen.
Hier sind die 5 häufigsten Ursachen – plus die Gegenmaßnahmen, die in größeren Teams funktionieren.
1) Kein Owner (und damit keine Verantwortung)
Symptom: „Der Workflow gehört allen“ – und damit niemandem. Fehler bleiben liegen, Anpassungen passieren ad‑hoc.
Fix (minimal):
- Owner benennen (Name + Stellvertretung)
- SLA definieren: Wie schnell muss ein Fehler gesehen/behoben werden?
- Change‑Prozess: Änderungen nur über ein kurzes Ticket/PR (auch intern)
Check: Können Sie in 10 Sekunden sagen, wer bei Fehlern verantwortlich ist?
2) Kein Statusmodell (nur „Inbox“)
Symptom: Leads/Tasks sind „irgendwo“ – aber niemand weiß: offen, geklärt, wartend, terminiert, abgeschlossen.
Fix (bewährt): Status‑Pipeline einführen (copy/paste)
| Status | Bedeutung | Owner | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| Neu | Eingegangen, nicht gesichtet | Intake | Kategorisieren |
| Qualifizierung | Erste Sichtung läuft | Intake | Rückfragen / Routing |
| Rückfragen offen | Warten auf Mandant | Intake | Follow‑up Timer |
| Termin geplant | Termin steht | Team | Vorbereitung |
| Abgeschlossen | angenommen/abgelehnt | Team | Dokumentieren |
3) Datenqualität wird unterschätzt
Symptom: Routing „spinnt“, Felder sind leer, Formulare liefern Freitext statt Struktur.
Fix (pragmatisch):
- Pflichtfelder reduzieren (weniger ist oft mehr)
- 1–2 strukturierte Felder hinzufügen (z. B. Rechtsgebiet, Dringlichkeit)
- Validierung an der Quelle (Formular/Trigger), nicht im Nachgang
4) Kein Monitoring (Fehler bemerkt man zufällig)
Symptom: Workflows laufen „bis sie nicht mehr laufen“. Fehler fallen erst auf, wenn Mandanten nachfragen.
Fix (kleines Setup, großer Effekt):
- Erfolgsrate, Fehlerrate, Laufzeit
- Dead‑letter/Retry‑Mechanik
- Alerting an einen Kanal, den wirklich jemand liest
Check: Würden Sie heute merken, wenn 24h lang keine Leads verarbeitet werden?
5) Zu viel auf einmal (ohne klare Messpunkte)
Symptom: 12 Integrationen, 6 Workflows, 3 KI‑Bausteine – aber kein klares Ziel.
Fix: In Sprints denken – und messen.
Minimal‑KPIs (Start):
- Antwortzeit‑Ziel (Median)
- Routing‑Trefferquote
- „Time to Decision“ (bis Termin/Absage)
- Follow‑up‑Quote ohne manuelles Nachhalten
Wenn Sie nur eine Sache mitnehmen
Automatisierung ist ein Produkt. Ohne Owner, Status und Monitoring ist es kein System – sondern ein Experiment.
Wenn Sie wollen, gehen wir Ihren aktuellen Prozess im Erstgespräch durch und zeigen die schnellsten Stabilitäts‑Hebel.