Worum es beim Routing wirklich geht
Viele Kanzleien sprechen über Intake, meinen aber eigentlich den Posteingang. Routing ist etwas anderes: Es ist die definierte Logik, wie eine Anfrage vom Eingang zu einer Entscheidung kommt – inklusive Status, Zuständigkeit und Nachfassen.
Statusmodell (zum Kopieren)
1. Neu → Anfrage eingegangen, noch nicht gesichtet
2. Qualifizierung → Erste Sichtung, Rückfragen möglich
3. Rückfragen offen → Warten auf Info vom Interessenten
4. Termin geplant → Ersttermin vereinbart
5. Angenommen → Mandat übernommen
6. Abgelehnt → Kein Mandat (mit Grund)
7. Archiv → Abgeschlossen oder keine Reaktion
Regel: Jeder Status hat einen Owner + nächsten Schritt + SLA.
Follow-ups (Textbausteine)
- 24h: „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Betrifft es [Kategorie]? Gibt es eine Frist?“
- 48h: „Kurze Erinnerung zu Ihrer Anfrage vom [Datum] …“
- 5 Tage: „Wir archivieren die Anfrage – bei erneutem Interesse melden Sie sich gern.“
KPIs
- Median-Antwortzeit (Ziel: <12h)
- Zeit bis Entscheidung (Ziel: <72h)
- Routing-Zielquote (Ziel: >85%)
Mehr Kontext: Leitfaden Lead-Intake Automatisierung
Wenn Sie kurz schildern, wie Anfragen heute eingehen, wer antwortet und welches Ziel Sie haben, schlagen wir einen klaren nächsten Schritt vor.