Auf einen Blick
Automatisierung spart in größeren Teams typischerweise 10-20h/Woche an Routinearbeit. Ziel: weniger Übergaben, kürzere Durchlaufzeiten, bessere Transparenz.
- Welche Teams am meisten profitieren (größer, viele Übergaben, hoher Durchsatz).
- Welche Use Cases typischerweise schnell ROI liefern (Intake, Routing, Reporting, Dokumentation).
- Wie Sie Automatisierung betreibbar machen (Ownership, Monitoring, Dokumentation).
- Wie Sie ohne unnötige Tool-Komplexität starten: 1 Workflow produktiv, dann skalieren.
Für wen das besonders passt
Je größer das Team, desto größer der Hebel: mehr Stakeholder, mehr Übergaben, mehr Statusbedarf. Besonders passend ist das für:
Beratung & Professional Services
Prozesse, Übergaben und Reporting automatisieren - damit Delivery skalierbar wird.
Steuer-/WP-Praxen & Finance-Teams
Intake, Dokumente, Fristen und Routinekommunikation strukturieren - weniger manuelle Nacharbeit.
Kanzleien (ab ca. 10 Anwälten)
Intake, Content, Follow-ups, Tool-Integration - für planbare Abläufe in größeren Teams.
Use Cases mit hohem Hebel
In Professional-Services-Teams lohnt sich Automatisierung besonders dort, wo viele Übergaben und wiederkehrende Schritte zusammenkommen. Typische Cluster:
- Lead-Intake & Qualifizierung: strukturieren, priorisieren, routen.
- Delivery-Übergaben: Aufgaben/Status automatisch weitergeben, nichts fällt durch.
- Reporting: KPIs aus mehreren Systemen zusammenführen, automatisch aktualisieren.
- Dokumentation & Standardtexte: Routine reduzieren, Qualität stabilisieren.
- Tool-Integration: weniger Doppelpflege, weniger Medienbrüche.
- Follow-ups: Erinnerungen, Nachfassen, Statuslogik ohne manuelles Nachhalten.
Typischer Start (4-8 Wochen)
Ein guter Start ist fokussiert: 1 Use Case produktiv bringen, dann stabilisieren und erst dann erweitern. Das reduziert Risiko und schafft intern Vertrauen.
Typische Outcomes (woran man Erfolg erkennt)
Wir messen Erfolg nicht an „KI“, sondern an Entlastung und Durchlaufzeit. Typische Outcomes:
- 50-70% weniger manuelle Übergaben und Doppelpflege
- Durchlaufzeiten um 30-50% reduziert
- Echtzeit-Transparenz (Status, Owner, nächster Schritt)
- Planbare Releases statt Ad-hoc-Feuerlöschen
Onboarding automatisiert (Checklisten & Übergaben)
Vom Erstgespräch bis zur Übergabe: Checklisten, Dokumentenanforderung, Status und Fristen laufen als Prozess. Ziel ist weniger manuelle Datenpflege und weniger Rückfragen.
Lead-Intake Checkliste
Alle wichtigen Punkte für einen sauberen Intake-Prozess: Datensatz, Priorisierung, Routing, Follow-ups und KPIs.
n8n Betriebs-Checkliste
Monitoring, Backups, Secrets-Management, Versionierung und Ownership - damit n8n stabil läuft.
Fragen, die uns oft gestellt werden
Ab welcher Teamgröße lohnt sich Automatisierung?
Ab welcher Teamgröße lohnt sich Automatisierung?
Typischerweise ab 10-15 Mitarbeitern, wenn Übergaben und wiederkehrende Aufgaben spürbar Zeit kosten. Der Hebel wächst mit der Teamgröße - aber auch kleinere Teams profitieren, wenn ein Prozess besonders häufig vorkommt.
Was ist ein realistischer Zeitrahmen für den ersten produktiven Workflow?
Was ist ein realistischer Zeitrahmen für den ersten produktiven Workflow?
4-8 Wochen von Kickoff bis Produktivbetrieb, je nach Komplexität. Das beinhaltet Anforderungsklärung, Entwicklung, Test mit echten Daten und Stabilisierung. Schneller geht auf Kosten der Qualität.
Brauchen wir interne IT-Kapazität?
Brauchen wir interne IT-Kapazität?
Für die Entwicklung nicht zwingend - dafür gibt es uns. Für den Betrieb brauchen Sie einen Owner im Team (muss kein Techie sein), der Alerts bekommt und bei Fragen ansprechbar ist. Wir schulen diese Person.
In 4-6 Wochen: Erster Workflow produktiv
Wenn Sie uns kurz Teamgröße, Ziel-KPI und 2-3 Kernsysteme nennen, schlagen wir einen ersten Workflow vor, der betreibbar ist (Ownership, Status, Monitoring) - ohne unnötige Komplexität.