Anonymisierter Proof
Wie ein sauber gezogener Intake-Prozess in der Praxis aussieht
Das ist keine Hochglanz-Case-Study, sondern ein anonymisiertes Betriebsbeispiel aus einem echten Kanzlei-Setup, in dem Website-Anfragen, E-Mail und Empfehlungen nicht mehr zwischen Erstkontakt und nächstem Schritt verloren gehen sollten.
Praxis-BeispielArbeitsrecht-Kanzlei - 10-20 AnwälteAnonymisiert, aber auf realem Prozessbetrieb basierend
Anonymisierter Intake-Fall mit Status, Routing und klaren Ownern
Anonymisierter Live-Fall aus 2025. Ziel war nicht mehr Reichweite, sondern weniger Verlust zwischen Erstkontakt, Qualifizierung, Routing und nächstem Schritt.
Vorher
- Website, E-Mail und Empfehlungen liefen getrennt ein
- Assistenz musste Anfragen manuell vorsortieren und nachhalten
- Owner und nächster Schritt waren nicht durchgängig sichtbar
Nachher
- Ein gemeinsamer Intake-Pfad für alle Eingänge
- Drei klare Statusstufen plus 24h Follow-up-SLA
- Routing nach Rechtsgebiet, Standort und Vollständigkeit
3
Eingangskanäle gebündelt
24h
Follow-up-SLA
3
Statusstufen live
Was operabel wurde
Owner sichtbarPflichtfelder gesetztDokumentennachforderung automatisiert
Live seit 2025
Ausgangslage
- Drei Eingangslinien: Website, E-Mail und Empfehlungen
- Manuelle Vorsortierung durch Assistenz, bevor der Fall beim richtigen Team landete
- Kein gemeinsamer Status für Owner, Vollständigkeit oder nächsten Schritt
Was im Ziel-Workflow geändert wurde
- Ein gemeinsamer Intake-Pfad statt paralleler Postfach-Logik
- Drei live geführte Statusstufen mit einem sichtbaren Owner pro Fall
- 24h-Follow-up-Regel für unvollständige oder unbeantwortete Anfragen
- Routing nach Standort, Rechtsgebiet und Vollständigkeit
Was dadurch betreibbar wurde
- Pflichtfelder wurden vor der Übergabe wirklich erzwungen
- Dokumentennachforderungen hingen nicht mehr in verteilten E-Mail-Threads
- Assistenz und Anwälte sahen, welcher Fall blockiert, vollständig oder owned war