Warum Follow-ups in Kanzleien nicht „Sales“ sind
In der Praxis ist Follow-up kein Verkaufen, sondern Prozesshygiene:
- Mandanten haben Fragen offen,
- Dokumente fehlen,
- Fristen sind unklar,
- Zuständigkeiten wechseln.
Ohne Follow-up wird Intake zur Inbox. Mit Follow-up wird Intake zu einem Statusmodell.
Das 3-Stufen-Playbook (Copy/Paste)
1) 24h – Klärung + nächster Schritt
Ziel: Einordnen, kategorisieren, fehlende Info holen.
Textbaustein (E-Mail):
Betreff: Ihre Anfrage – kurze Rückfrage
Vielen Dank für Ihre Anfrage. Damit wir korrekt einordnen können: Betrifft es [Kategorie] und gibt es eine Frist/Deadline?
Wenn Sie möchten, nennen Sie kurz 1–2 Eckdaten (z. B. Datum des Ereignisses). Danach schlagen wir den nächsten Schritt vor.
2) 48h – Erinnerung + klare Option
Ziel: Reaktion auslösen ohne Druck.
Textbaustein:
Betreff: Erinnerung zu Ihrer Anfrage vom [Datum]
Kurze Erinnerung: Uns fehlt noch [fehlende Info], um den nächsten Schritt vorzuschlagen.
Wenn sich das Thema erledigt hat, genügt eine kurze Rückmeldung – dann schließen wir die Anfrage.
3) 5 Tage – Abschluss + Archiv-Regel
Ziel: Inbox sauber halten.
Textbaustein:
Betreff: Abschluss Ihrer Anfrage
Wir haben keine Rückmeldung erhalten und archivieren die Anfrage vorerst.
Wenn das Thema weiterhin relevant ist, antworten Sie einfach auf diese E-Mail – dann nehmen wir es wieder auf.
Stop-Regeln (damit Follow-ups nicht nerven)
- Stop sofort, wenn Mandant antwortet (Status wechseln)
- Stop, wenn „nicht relevant / kein Interesse“
- Stop, wenn rechtlich/organisatorisch nicht passend (mit kurzer, respektvoller Abschlussnotiz)
Statusmodell: Wo Follow-ups hingehören
Das funktioniert nur mit Status + Owner.
Minimal-Status (zum Kopieren):
- Neu
- Qualifizierung
- Rückfragen offen
- Termin geplant
- Angenommen / Abgelehnt
- Archiv
Regel: „Rückfragen offen“ hat immer einen Timer (24h/48h/5 Tage).
KPI-Block
- Follow-up-Quote: wie viele Fälle brauchen ein Follow-up?
- Antwortzeit nach Follow-up: reagieren Mandanten nach 24h/48h?
- Zeit bis Entscheidung: sinkt sie, wenn Follow-ups aktiv sind?
Nächster Schritt
Wenn ihr wollt, bauen wir das als Prozesslogik (Status + Timer + Textbausteine) so, dass niemand manuell nachhalten muss.
Startpunkt:
- Eingangskanal(e)
- Statusmodell
- Owner
- 1 KPI
Leitfaden: Lead-Intake Automatisierung
Mehr Kontext (Statusmodell, KPIs):
Intake-Routing in Kanzleien