Auf einen Blick
Guter Intake = Struktur + Tempo + Transparenz. Automatisierung lohnt sich, wenn sie Übergaben reduziert, nicht Komplexität erzeugt.
- Wie Sie Anfragen strukturieren, priorisieren und sauber routen.
- Welche Daten wirklich nötig sind (und welche nur bremsen).
- Wie Follow-ups & Status ohne Nachhalten funktionieren.
- Welche Kennzahlen den Erfolg messbar machen (Antwortzeit, Durchlaufzeit, Conversion).
Typische Probleme (und warum sie teuer sind)
Bei größeren Teams geht es nicht um „mehr Fleiß“, sondern um klare Übergaben und verlässliche Routinen. Intake wird teuer, wenn gute Fälle zu spät beantwortet oder falsch geroutet werden.
Unklare Priorität
Gute Anfragen landen neben allem anderen - und gehen im Alltag unter.
Zu lange Antwortzeit
Rückmeldungen dauern 2-3 Tage statt Stunden. Jede Woche gehen 2-3 gute Leads verloren.
Medienbrüche
Formulare, E-Mails, Telefon, Notizen - Daten werden mehrfach erfasst.
Keine Transparenz
Kein sauberer Status: Wer antwortet? Was ist offen? Was ist der nächste Schritt?
Zielbild: So sieht ein guter Intake-Workflow aus
Ziel: Fälle schneller in die richtige Spur bringen - mit sauberem Status und ohne doppelte Datenpflege. Praktisch lässt sich das in vier Bausteine gliedern:
1) Struktur
Standardisierte Intake-Fragen, klare Kategorien, sauberer Datensatz.
2) Priorisierung
Regeln + optional KI-Screening: passende Fälle schneller erkennen.
3) Routing
Automatische Zuweisung an Team/Standort/Rechtsgebiet inkl. Aufgaben.
4) Follow-ups
Nachfasslogik, Erinnerungen und Termin-Übergabe ohne manuelles Nachhalten.
Minimaler Datensatz: Welche Felder wirklich helfen
Der häufigste Fehler im Lead-Intake ist ein zu langes Formular. Besser: wenige Pflichtfelder, dafür saubere Nachqualifizierung und klarer Status.
- Kontakt (Name/E-Mail/Telefon) + bevorzugter Rückrufzeitraum.
- Rechtsgebiet/Kategorie (Auswahl statt Freitext, wo möglich).
- Kurzbeschreibung (1-3 Sätze) + optional Upload/Unterlagen.
- Dringlichkeit/Frist (wenn relevant) - als klare Auswahl.
- Einverständnis/Datenschutz (rechtssicher, aber kurz).
- Quelle/Kanal (für spätere Auswertung), nicht zwingend als Pflichtfeld.
KPIs, die den Unterschied machen
Damit Intake nicht „gefühlte Verbesserung“ bleibt, sollten 2-3 Kennzahlen vorab festgelegt werden.
Lead-Intake: Status, Routing, Follow-ups
Anfragen aus mehreren Kanälen werden zentral erfasst, kategorisiert und geroutet. Follow-ups laufen regelbasiert, der Status ist für Team & Assistenz transparent.
Lead-Intake Checkliste
Alle wichtigen Punkte für einen sauberen Intake-Prozess: Datensatz, Priorisierung, Routing, Follow-ups und KPIs.
Wie es weitergeht
Intake ist oft der Einstieg. Danach folgen Content-Automation oder weitere Prozessketten - idealerweise auf einem stabilen Workflow-Rückgrat.
Fragen, die uns oft gestellt werden
Was ist der häufigste Engpass im Intake?
Was ist der häufigste Engpass im Intake?
Nicht der Kanal - sondern fehlender Status und fehlende Priorisierung. Ohne klare Kategorie, Owner und nächsten Schritt wird Intake zum Posteingang-Problem.
Ist KI im Intake zwingend notwendig?
Ist KI im Intake zwingend notwendig?
Nein. Oft reichen klare Regeln, strukturierte Felder und saubere Übergaben. KI ist optional - sinnvoll, wenn sie Screening/Clustering unterstützt, ohne die Prozesslogik zu ersetzen.
Wie startet man ohne großes Projekt?
Wie startet man ohne großes Projekt?
Mit einem klar abgegrenzten ersten Workflow: ein Eingangskanal, ein Routing, ein Follow-up. Danach Stabilisierung und erst dann weitere Kanäle/Teams.
In 2 Wochen: Antwortzeit unter 12 Stunden
Schildern Sie kurz, wie Anfragen heute eingehen und welches KPI Sie verbessern wollen. Wir schlagen ein Statusmodell + Follow-up-Logik vor.