Vorab: Es gibt kein „bestes Tool“ – nur den passenden Kontext
Für Kanzleien ist die zentrale Frage selten „kann das Tool X?“ – sondern:
Kann ich es dauerhaft betreiben, dokumentieren, ändern und sauber verantworten?
1) Kontrolle über Datenflüsse
Für Kanzleien ist relevant, wo Daten laufen, wer Zugriff hat und wie Sie das gegenüber Datenschutz/IT erklären.
Praktischer Merksatz: Je sensibler die Daten, desto wichtiger ist Kontrolle + Nachvollziehbarkeit.
2) Betrieb & Wartbarkeit
Viele Automationen scheitern nicht am ersten Go‑live, sondern im Monat 3–6:
- APIs ändern sich
- Tokens laufen ab
- Workflows wachsen
- Fehler treten nur „manchmal“ auf
Bewertungsfrage: Haben Sie ein Runbook? (Owner, Trigger, Steps, Fehlerfälle)
3) Komplexität: „Einfach“ ist nicht immer billig
Einfache lineare Automationen sind fast überall machbar.
Sobald Sie aber brauchen:
- Verzweigungen / Bedingungen
- Retry‑Logik / Dead‑letter
- Custom Code / Daten‑Normalisierung
- Integrationen ohne fertige Konnektoren
… wird ein Tool schnell zum Engpass.
Entscheidungshilfe (kurz)
| Kriterium | Zapier | n8n |
|---|---|---|
| Start in Minuten | sehr gut | gut |
| Komplexe Logik / Branching | ok | sehr gut |
| Betrieb (Monitoring/Runbooks) | begrenzt | sehr gut (mit Setup) |
| Kontrolle über Hosting | begrenzt | sehr gut (Self‑Hosting möglich) |
Empfehlung aus der Praxis
- Wenn es um kleine, lineare Abläufe geht: Starten Sie pragmatisch.
- Wenn es um kritische Prozesse geht (Intake, Fristen, DMS/CRM‑Sync): Planen Sie Betrieb & Kontrolle wie ein Produkt.
Wenn du willst, prüfen wir euren konkreten Use Case und sagen dir ehrlich, welche Option langfristig am wenigsten Reibung erzeugt.