Ein gutes Angebot braucht Zeit – aber nicht 3-4 Stunden. Mit den richtigen Templates und Automatisierungen reduziert sich der Aufwand auf 30-60 Minuten. Die gewonnene Zeit fließt in Kundenarbeit statt in Copy-Paste.
Warum Angebote so lange dauern
Typischer Ablauf ohne System:
- Altes Angebot suchen, das als Vorlage taugt (20 Min)
- Texte anpassen, alte Kundennamen ersetzen (30 Min)
- Leistungen und Preise kalkulieren (45 Min)
- Formatierung korrigieren (20 Min)
- PDF erstellen, prüfen, korrigieren (15 Min)
Gesamtzeit: 2-3 Stunden für ein Standard-Angebot.
Was sich automatisieren lässt
1. Template-System
Statt jedes Mal bei Null zu starten: Modulare Bausteine, die kombiniert werden.
- Intro-Texte nach Branche
- Leistungsbausteine mit Standard-Kalkulationen
- Über-uns und Referenzen als fertige Blöcke
2. CRM-Integration
Kundendaten automatisch übernehmen:
- Firmenname, Ansprechpartner, Adresse
- Branche (für passende Intro-Texte)
- Bisherige Projekte (für Referenz-Auswahl)
3. Kalkulations-Logik
Standard-Kalkulationen automatisieren:
- Tagessätze × Aufwand = Preis
- Rabatt-Staffeln automatisch anwenden
- Optionale Leistungen als Add-ons
4. Dokument-Generierung
Aus strukturierten Daten ein fertiges PDF:
- Einheitliches Layout
- Automatische Nummerierung
- Digitale Signatur-Option
Praxis-Setup: CRM + Notion + n8n
Ein typischer Workflow:
- CRM (Pipedrive, HubSpot): Deal auf "Angebot erstellen" setzen
- n8n-Workflow: Kundendaten abrufen, Notion-Template duplizieren
- Notion: Template mit Kundendaten befüllen, Leistungsbausteine einfügen
- Manuell: Angebot individualisieren (30 Min)
- PDF-Export: Notion oder externes Tool (z.B. Documint)
Zeitersparnis: Von 3 Stunden auf 45 Minuten.
Leistungsbausteine richtig aufbauen
Jeder Baustein enthält:
- Kurzbeschreibung (1-2 Sätze)
- Leistungsumfang (Bullet Points)
- Nicht enthalten (Abgrenzung)
- Kalkulation (Stunden × Satz oder Pauschal)
Beispiel-Baustein "Workshop-Moderation":
- 1 Tag Vorbereitung, 1 Tag Durchführung, 0,5 Tag Dokumentation
- 2,5 Tage × Tagessatz = Preis
- Nicht enthalten: Reisekosten, Follow-up-Sessions
Individuelle Anpassung ermöglichen
Automatisierung heißt nicht, dass jedes Angebot gleich aussieht:
- Pflichtfelder: Was muss angepasst werden? (Scope, Timeline)
- Optionale Felder: Was kann übernommen werden? (Einleitung, Referenzen)
- Kreativ-Zone: Wo ist Individualisierung sinnvoll? (Problem-Analyse, Lösungsansatz)
Die Automation übernimmt die Fleißarbeit, die Kreativarbeit bleibt beim Menschen.
Angebots-Qualität messen
Zwei Kennzahlen:
- Time to Proposal: Stunden von Anfrage bis fertiges Angebot
- Win Rate: Anteil gewonnener Angebote
Ziel: Time to Proposal unter 2 Tage (inkl. interner Abstimmung), Win Rate über 30%.
So fängt man an
- Analyse: Welche Angebotstypen gibt es? (3-5 Kategorien reichen)
- Template erstellen: Ein Template pro Kategorie, modular aufgebaut
- CRM-Integration: Kundendaten automatisch übernehmen
- Iterieren: Nach 10 Angeboten evaluieren, Template verbessern
Der ROI ist schnell da: 10 Angebote × 2h Ersparnis = 20 Stunden im ersten Quartal.
Wenn Sie Ihren Angebotsprozess beschleunigen möchten, können wir gemeinsam prüfen, welche Automatisierungen für Ihr Setup sinnvoll sind. Gespräch vereinbaren