Die Unterschrift ist da – und jetzt? Viele Dienstleister verlieren zwischen Vertragsabschluss und erstem Deliverable wertvolle Zeit. Unklare Zuständigkeiten, fehlende Zugänge, vergessene Briefings. Ein strukturiertes Onboarding verhindert das.
Was Client Onboarding leisten muss
Gutes Onboarding erreicht drei Ziele:
- Erwartungen klären: Was wird geliefert, was nicht? Wer ist Ansprechpartner?
- Arbeitsfähigkeit herstellen: Zugänge, Daten, Briefings – alles da
- Momentum halten: Kein Leerlauf zwischen Unterschrift und Kickoff
Die meisten Probleme in Projekten entstehen nicht durch schlechte Arbeit, sondern durch unklare Starts.
Der Onboarding-Prozess in 4 Phasen
Phase 1: Sofort nach Unterschrift (Tag 0)
- Bestätigungsmail mit Ansprechpartner und nächsten Schritten
- Interne Übergabe von Sales an Delivery
- Projekt in PM-Tool anlegen
Phase 2: Informationen sammeln (Tag 1-3)
- Onboarding-Fragebogen senden (Zugänge, Ansprechpartner, Besonderheiten)
- Dokumente/Assets anfordern
- Kick-off Termin vereinbaren
Phase 3: Setup (Tag 3-5)
- Zugänge einrichten und testen
- Briefing-Dokumente aufbereiten
- Projekt-Struktur vorbereiten
Phase 4: Kickoff (Tag 5-7)
- Kickoff-Meeting mit klarer Agenda
- Offene Fragen klären
- Ersten Meilenstein definieren
Was in den Onboarding-Fragebogen gehört
Weniger ist mehr. Diese Fragen brauchen Sie wirklich:
- Ansprechpartner: Name, Mail, Telefon, Rolle
- Zugänge: Welche Systeme, wie erhalten wir Zugang?
- Kommunikation: Präferierter Kanal, Erreichbarkeit
- Besonderheiten: Interne Prozesse, die wir kennen sollten?
- Erwartungen: Was ist das wichtigste Ergebnis in den ersten 4 Wochen?
Alles andere klärt sich im Kickoff oder während der Arbeit.
Automatisierung im Onboarding
Diese Schritte lassen sich automatisieren:
- Bestätigungsmail mit personalisierten Infos (aus CRM)
- Fragebogen-Versand nach Vertragsabschluss
- Reminder bei ausstehenden Antworten
- Projekt-Setup (Ordner, Tasks, Channels) nach Fragebogen-Eingang
- Kickoff-Einladung mit vorausgefüllter Agenda
Ein n8n-Workflow kann den Prozess von 2-3 Stunden manuellem Aufwand auf 15 Minuten reduzieren.
Häufige Fehler
Zu viele Fragen: Der Fragebogen wird zur Hürde. Lösung: Maximal 10 Fragen, Rest im Kickoff klären.
Keine klare Deadline: Kunde antwortet nie, Projekt verzögert sich. Lösung: Klare Timeline kommunizieren, Reminder automatisieren.
Kickoff ohne Agenda: Meeting wird zum Plauderstündchen. Lösung: Agenda vorab senden, Ergebnisse dokumentieren.
Onboarding-Qualität messen
Zwei KPIs reichen:
- Time to First Deliverable: Tage von Unterschrift bis erstem Output
- Onboarding-Vollständigkeit: Wie viele Projekte starten mit allen nötigen Infos?
Wenn beide Zahlen stabil sind, funktioniert der Prozess.
Ein sauberes Onboarding ist die Grundlage für erfolgreiche Projekte. Wenn Sie Ihren Onboarding-Prozess strukturieren möchten, sprechen wir gern darüber, welche Schritte sich bei Ihnen automatisieren lassen. Kontakt aufnehmen