Das letzte Deliverable ist abgenommen, die Rechnung geschrieben – Projekt fertig? Nicht ganz. Ein sauberer Projektabschluss ist genauso wichtig wie ein guter Kickoff. Er sichert Wissen, schafft Ordnung und legt die Basis für Folgegeschäft.
Warum Projektabschlüsse vernachlässigt werden
Die Realität in vielen Teams:
- Das nächste Projekt drängt bereits
- "Lessons Learned" werden aufgeschoben und vergessen
- Dateien bleiben unsortiert in Ordnern liegen
- Kunden-Feedback wird nie eingeholt
Das Ergebnis: Fehler wiederholen sich, Wissen geht verloren, und die Kundenbeziehung endet abrupt statt mit einem positiven Abschluss.
Die Projektabschluss-Checkliste
Ein guter Abschluss umfasst 4 Bereiche:
1. Dokumentation
- Finale Deliverables an einem Ort
- Projekt-Zusammenfassung (Was wurde geliefert, was nicht?)
- Offene Punkte dokumentieren
2. Lessons Learned
- Was lief gut? (Wiederholen)
- Was lief schlecht? (Vermeiden)
- Was würden wir anders machen?
3. Archivierung
- Ordnerstruktur aufräumen
- Unnötige Dateien löschen
- Zugänge entziehen (falls nicht mehr benötigt)
4. Nachbetreuung
- Feedback vom Kunden einholen
- Follow-up-Termin planen (3-6 Monate)
- Referenz-Anfrage (falls passend)
Lessons Learned, die funktionieren
Das typische "Was lief gut, was schlecht?" reicht nicht. Bessere Fragen:
- Was hat uns am meisten Zeit gekostet, das nicht geplant war?
- Welche Entscheidung würden wir heute anders treffen?
- Was wussten wir am Ende, das wir am Anfang hätten wissen sollen?
Format: 15-30 Minuten im Team, maximal 5 Punkte dokumentieren. Mehr wird sowieso nicht gelesen.
Archivierung automatisieren
Diese Schritte lassen sich automatisieren:
- Ordner-Cleanup: Alte Drafts in Archiv-Ordner verschieben
- Zugänge prüfen: Liste aller Projekt-Zugänge generieren
- Abschluss-Mail: Automatische Mail an Kunden mit Zusammenfassung
- CRM-Update: Projekt-Status auf "Abgeschlossen", Tags setzen
Ein n8n-Workflow kann bei Projekt-Abschluss im PM-Tool automatisch die Archivierung starten.
Feedback systematisch einholen
Timing ist wichtig: 1-2 Wochen nach Projektabschluss, nicht später.
Kurze Umfrage mit 3-5 Fragen:
- Wie zufrieden waren Sie mit dem Ergebnis? (1-10)
- Wie war die Zusammenarbeit? (1-10)
- Was hätten wir besser machen können?
- Würden Sie uns weiterempfehlen?
Response-Rate erhöhen: Persönliche Mail statt anonymer Survey, maximal 5 Minuten Aufwand.
Nachbetreuung planen
Der Abschluss ist nicht das Ende der Kundenbeziehung:
- Check-in nach 3 Monaten: Wie läuft's? Gibt es Anpassungsbedarf?
- Relevante Updates teilen: Neues Feature, das für den Kunden interessant sein könnte
- Jährlicher Review: Bei langfristigen Kunden, Potenziale identifizieren
Automatisieren: Reminder im CRM für Follow-up-Termine.
Projektabschluss als Routine
Der Aufwand für einen sauberen Abschluss: 1-2 Stunden pro Projekt.
Der ROI:
- Weniger wiederholte Fehler
- Bessere Angebotskalkulationen (historische Daten)
- Mehr Folgegeschäft (durch systematische Nachbetreuung)
- Aufgeräumte Systeme (weniger Suchen nach alten Dateien)
Wenn Sie Ihre Projektabschlüsse systematisieren möchten, können wir gemeinsam einen Workflow entwickeln, der zu Ihren Prozessen passt. Termin vereinbaren